Tìm hiểu cách hóa đơn Pro Forma giúp giải mã các chu kỳ bán hàng đầy thách thức

Việc đạt được sự cân bằng hiệu quả giữa nhiều khía cạnh của một doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Việc nhận ra các hóa đơn bị trì hoãn và chưa thanh toán càng làm cho vấn đề trở nên khó khăn hơn.

Fundbox đã khảo sát một vài doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) để hiểu tác động của các hóa đơn chưa thanh toán và nhận thấy rằng trên khắp Hoa Kỳ, các khoản thanh toán đúng hạn có thể giúp các SMB thuê thêm lực lượng lao động gồm 2,1 triệu nhân viên.

Có chiến lược nào để tạo điều kiện thuận lợi cho các khoản thanh toán kịp thời trong các SMB không?

Một chu kỳ bán hàng bắt đầu bằng hóa đơn pro forma có thể giúp hợp lý hóa các quy trình thanh toán. Hãy xem các chi tiết ngay sau đây.

Tìm hiểu về Hóa đơn Pro Forma

Hóa đơn Pro Forma là gì?

Hóa đơn pro forma là một thỏa thuận ràng buộc được gửi cho khách hàng trước hoặc cùng với dự án được bàn giao. Hóa đơn này bao gồm các thông số kỹ thuật như số lượng mô-đun dự án cần thực hiện, thông số kỹ thuật, nhân lực tham gia và số giờ thanh toán. Mặc dù nó chứa giá bán chính xác bao gồm thuế và các khoản phí linh tinh, giá trị này vẫn có thể thay đổi.

Trong số các loại hóa đơn khác nhau, hóa đơn pro forma chủ yếu được sử dụng để cung cấp ước tính thiện chí và giúp khách hàng tránh những bất ngờ khó chịu liên quan đến số tiền phải trả.

Những hóa đơn dành cho doanh nghiệp nhỏ này giúp hạn chế các nút thắt trong quy trình phê duyệt bán hàng nội bộ của họ. Nó cũng giúp hợp lý hóa các quy trình bán hàng bằng cách loại bỏ khả năng phải trao đổi qua lại sau khi xác nhận giao dịch bán hàng. Hóa đơn pro forma đảm bảo rằng các bên liên quan đã đồng ý với tất cả các điều kiện trước khi tiến hành giao dịch cuối cùng.

Khi nào cần Hóa đơn Pro Forma?

Hóa đơn pro forma được sử dụng trong giai đoạn đầu của chu kỳ dự án khi dịch vụ/sản phẩm đã được hoàn thiện và đến hạn thanh toán.

• Hóa đơn pro forma trong việc lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ là cần thiết như:
• Một công cụ đàm phán chủ động giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng.
• Một tài liệu tự nguyện để tạo điều kiện cho các quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.
• Một bản kế hoạch chi tiết của toàn bộ chu kỳ dự án với thông tin chính để sử dụng trong hóa đơn cuối cùng.

Các SMB đã bắt đầu triển khai các công cụ lập hóa đơn để tạo điều kiện cho các chu kỳ thanh toán nhanh hơn. Các công cụ như vậy không giới hạn ở các hóa đơn thanh toán mà còn đáp ứng các hóa đơn pro forma để khởi động chu kỳ bán hàng.

Hóa đơn Pro Forma được kết hợp như thế nào?

Báo cáo Pro Forma cho các vụ sáp nhập và liên minh doanh nghiệp

Việc thực hiện sáp nhập dựa trên sự đảm bảo của các bên liên quan. Các tài liệu pro forma giúp nuôi dưỡng, củng cố sự đảm bảo này bằng các tuyên bố thích hợp và giúp các bên xác định các cân nhắc chính có thể ảnh hưởng đến các quy trình kinh doanh.

Pro Forma cho các công ty khởi nghiệp

Một công ty khởi nghiệp được đề xuất có thể tìm kiếm nguồn tài trợ từ các nhà đầu tư tiềm năng. Trong trường hợp này, một tài liệu pro forma sẽ đảm bảo rằng công ty khởi nghiệp sẽ có lợi nhuận và ổn định về tài chính. Báo cáo này nêu bật những thế mạnh chính của công ty được đề xuất, từ đó đóng vai trò là động lực để tin tưởng và đầu tư.

Báo cáo Pro Forma cho việc lập ngân sách và kế hoạch

Một báo cáo pro forma sẽ bao gồm ngân sách cần thiết và thời gian liên quan đến các yêu cầu tiền mặt trong tương lai của công ty. Nó sẽ bao gồm các ước tính gần đúng dưới dạng các phần giữ chỗ có thể được phát triển sau này. Nó giúp các công ty được trang bị tài chính để ngăn chặn những sự chậm trễ chưa từng có và các khoản thanh toán quá hạn.

Pro Forma cho các cửa hàng bán lẻ

Khi một khách hàng đến cửa hàng bán lẻ để mua hàng, đơn hàng sẽ được đặt và sản phẩm được giao. Hóa đơn pro forma đề cập đến các chi tiết của giao dịch mua với mức phí ước tính. Hóa đơn cuối cùng được tạo sau khi giao sản phẩm. Hóa đơn cuối cùng gần với ước tính trong hóa đơn pro forma. Người mua có quyền thực hiện các sửa đổi và đàm phán trước khi hóa đơn cuối cùng được gửi đi.

Mục đích của Hóa đơn Pro Forma là gì?

Mục đích của hóa đơn pro forma là để:

• Cung cấp cái nhìn tổng quan về các khoản phí liên quan trong chu kỳ dự án bao gồm yêu cầu dự án, các mô-đun cần thực hiện và số giờ thanh toán liên quan.
• Tạo điều kiện cho các chu kỳ thanh toán nhanh hơn bằng cách cung cấp giá bán ước tính, từ đó chuẩn bị cho khách hàng sắp xếp các khoản tiền cần thiết, dẫn đến các khoản thanh toán nhanh chóng.
• Khai báo giá trị của dự án với các thông số kỹ thuật, số giờ công theo kế hoạch và phí thanh toán để thông quan pháp lý, nếu có.
• Cho phép sửa đổi các thông số kỹ thuật bán hàng trước khi hoàn tất việc giao sản phẩm/dịch vụ.

Hóa đơn Pro Forma nên chứa thông tin gì?

Hóa đơn pro forma nên chỉ định chi tiết về:

• Số hóa đơn
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ/khách hàng
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ/khách hàng
• Mô tả về các sản phẩm/dịch vụ liên quan.
• Thông tin chi tiết về các khoản phụ phí bao gồm thuế và các khoản khấu trừ.
• Chi tiết về các khoản phí bổ sung, nếu có.
• Thời hạn hiệu lực của hóa đơn.
• Các điều khoản bán hàng được đề xuất.
• Các điều khoản thanh toán được đề xuất.
• Các chứng nhận được yêu cầu bởi các cơ quan quản lý.
• Chữ ký, con dấu và dấu xác nhận của nhà cung cấp dịch vụ.

Điều gì sẽ xảy ra sau khi gửi Hóa đơn Pro Forma?

Sau khi hóa đơn pro forma được gửi đi, khách hàng có thể tiến hành dự án, tiến hành đàm phán hoặc hủy bỏ giao dịch bán hàng. Nếu khách hàng quyết định tiếp tục dự án, họ sẽ bắt đầu quy trình thanh toán dựa trên các điều khoản được đề cập trong hóa đơn pro forma.

Một vài khía cạnh khác của hóa đơn pro forma là:

• Chúng không phải là hóa đơn cuối cùng và có thể sửa đổi.
• Chúng không thể được sử dụng làm hóa đơn hợp pháp cho các dịch vụ vì chúng không có số hóa đơn duy nhất.
• Định dạng hóa đơn này không được xác định trước và thay đổi dựa trên các yêu cầu.
• Chúng không có giá trị tài chính và không thể được đưa vào hồ sơ kế toán.

Kết luận

Việc kết hợp hóa đơn pro forma vào chu kỳ bán hàng có thể mang lại lợi ích cho cả nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng. Là một phần của phần mềm thanh toán cho các doanh nghiệp nhỏ, các hóa đơn này cung cấp cái nhìn sơ lược về chu kỳ bán hàng, giúp chủ dịch vụ và khách hàng được trang bị tốt về tài chính và chiến lược.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang đối mặt với những thách thức tương tự, hãy bắt đầu bài chào hàng tiếp theo của bạn bằng hóa đơn pro forma được tạo bởi phần mềm hóa đơn đơn giản.

Một phần mềm lập hóa đơn trực tuyến tốt có thể giúp các SMB gửi hóa đơn pro forma hiệu quả cho khách hàng để giao dịch nhanh chóng. Bạn đã bắt đầu sử dụng một phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ của mình chưa? Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn.