Mẹo lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp nhỏ

Mẹo lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp nhỏ

Tôi muốn chia sẻ với bạn một vài mẹo về việc lưu trữ hồ sơ. Cho dù bạn mới bắt đầu kinh doanh hay đã điều hành doanh nghiệp được một thời gian, việc xem xét lại những gì cần làm luôn là điều hữu ích. Những yêu cầu lưu trữ hồ sơ nào dành cho tôi? Rất nhiều thông tin được cung cấp cho chúng ta thông qua các mối quan hệ ngân hàng, thẻ tín dụng, v.v. Thật không may, việc theo dõi biên lai vẫn là một công việc mà chúng ta phải thực hiện.

Điều đầu tiên chúng ta nên làm là đảm bảo rằng mình đang sử dụng một hệ thống kế toán tự động, như CloudBooks. Có những chương trình khác tương tự, nhưng bạn cần một công cụ để ghi lại thông tin từ các biên lai mà bạn thu thập được. Bạn muốn có thông tin chính xác và điều quan trọng là bạn phải nhập dữ liệu đó vào hệ thống và sử dụng nó. Tôi thường thấy nhiều người chỉ nhập thông tin vào CloudBooks hoặc một chương trình kế toán khác mỗi năm một lần. Bạn cần thực hiện việc này thường xuyên. Hàng tuần, hàng tháng, hoặc bất cứ lịch trình nào phù hợp với bạn.

Bạn cần thông tin đó trong hệ thống để có thể đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và không tạo gánh nặng cho bản thân vào cuối năm. Nếu bạn luôn trì hoãn mọi thứ đến cuối năm và thực hiện vào phút chót, kế toán của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc hỗ trợ bạn. Giống như nguyên tắc "rác vào thì rác ra", nếu mọi người đều vội vàng thì công việc sẽ không hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng bạn duy trì hồ sơ của mình một cách kịp thời, xem xét những gì có sẵn và sử dụng thông tin đó để lập kế hoạch. CloudBooks rất tuyệt vời trong việc cung cấp các báo cáo tài chính mà chúng ta có thể sử dụng để lập kế hoạch cho tương lai, nhưng điều đó chỉ hiệu quả nếu chúng ta đã nhập thông tin vào hệ thống.

Đối với các biên lai, bạn cần phải giữ chúng. Sao kê ngân hàng hay sao kê thẻ tín dụng là chưa đủ. IRS sẽ không chấp nhận những thứ đó trong quá trình kiểm toán. Bạn thực sự cần phải có biên lai. Điều đó không có nghĩa là bạn phải giữ hàng đống biên lai giấy trong ngăn kéo. Bạn có thể quét chúng và các bản quét đó sẽ được chấp nhận trong hầu hết các trường hợp, vì vậy tôi thực sự khuyên bạn nên làm như vậy. Cách này giúp loại bỏ giấy tờ trong văn phòng cũng như các vấn đề về lưu trữ, vì vậy hãy giữ lại các biên lai đó. Điều này rất quan trọng.

Khi xem xét các loại chi phí có thể được khấu trừ trong doanh nghiệp của mình, nhiều người hỏi tôi: "Bạn có thể cho tôi danh sách các khoản khấu trừ điển hình mà tôi nên có trong doanh nghiệp mới của mình không, tôi nên tìm kiếm những gì?" Thực sự thì đó là bất kỳ chi phí nào bạn phát sinh cần thiết cho việc vận hành doanh nghiệp, và bạn nên theo dõi mọi thứ. Bất cứ thứ gì liên quan đến việc vận hành doanh nghiệp, tìm kiếm khách hàng, làm việc với nhà cung cấp và nhân viên, v.v., hãy giữ lại tất cả. Bởi vì ngay cả khi bạn đã theo dõi mọi thứ, những chi phí hóa ra không được khấu trừ, hãy để CPA của bạn quyết định thay bạn. Đừng tự mình quyết định trước và vạch ra giới hạn. Bạn có thể đang bỏ lỡ các khoản khấu trừ và bạn không muốn điều đó xảy ra. Hãy thực sự theo dõi mọi thứ liên quan đến doanh nghiệp của bạn và sau đó để CPA giúp bạn quyết định khoản nào được khấu trừ và khoản nào không.

Quá trình lưu trữ hồ sơ này, nếu thực hiện tốt, như tôi đã nói, sẽ giúp giảm nghĩa vụ thuế thu nhập của bạn. Có những loại thuế khác mà bạn phải đối mặt như thuế bán hàng, thuế lương, thuế tài sản cá nhân. Thật không may, chính phủ luôn tìm ra đủ mọi cách thú vị để đánh thuế chúng ta. Chúng ta muốn đảm bảo rằng mình nộp các báo cáo chính xác và không phải trả nhiều hơn mức cần thiết, đặc biệt là trong các báo cáo lương, để không mắc sai lầm và bị phạt. Bởi vì ai lại muốn trả thuế, trả tiền phạt và trả lãi chứ.

Bạn cần có một hệ thống tốt để theo dõi thông tin, cũng như ghi chép và điền đầy đủ các báo cáo thuế bán hàng, báo cáo tài sản cá nhân, báo cáo lương, v.v. Bạn cần thông tin chính xác để làm điều đó. Tôi thấy nhiều doanh nghiệp được quản lý kém và lưu trữ hồ sơ không tốt, và hàng năm, chắc chắn họ sẽ có một khoản mục cho tiền phạt. Tiền phạt không được khấu trừ, vì vậy bạn không chỉ phải trả thêm số tiền này mà còn không được khấu trừ thuế cho nó. Hãy cố gắng tránh điều đó bằng cách lưu trữ hồ sơ tốt và nộp báo cáo chính xác.

Mẹo cuối cùng liên quan đến thời gian bạn cần giữ các biên lai và hồ sơ đó. Thời hiệu khởi kiện cho nhiều thông tin mà chúng ta có thể là ba năm, năm năm, bảy năm. Có một số thời hiệu khác nhau quy định thời gian chúng ta cần giữ hồ sơ. Một quy tắc chung mà tôi muốn nói là hãy nghĩ đến con số bảy năm. Bảy năm giúp bạn an toàn với hầu hết mọi thứ, vì vậy có lẽ bạn nên giữ lại mọi thứ và sau đó có thể hủy bỏ. Tôi thường không khuyên bạn nên giữ mọi thứ mãi mãi. Không có lý do gì để làm vậy, bạn không cần thiết phải làm thế. Hãy chắc chắn suy nghĩ về thời gian bạn cần giữ hồ sơ và nếu có một số lĩnh vực cụ thể mà bạn không chắc chắn, hãy trao đổi với CPA hoặc luật sư của bạn. Họ có thể đưa ra hướng dẫn về mục cụ thể đó và thời gian bạn cần giữ lại.

Điểm mấu chốt là bạn muốn thực hiện tốt việc theo dõi hồ sơ kinh doanh để có thể giảm thiểu nghĩa vụ thuế và tối đa hóa số tiền cuối cùng thuộc về bạn, chủ doanh nghiệp. Chúng ta có đủ thứ phải lo với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ. Rất nhiều chi phí, quy định và vấn đề tuân thủ mà chúng ta phải đối mặt. Hãy làm tốt nhất có thể để đảm bảo rằng chúng ta tối đa hóa lợi nhuận để có được kết quả xứng đáng với những nỗ lực và công việc mà chúng ta đã bỏ ra.