Mẹo giúp việc hoàn trả chi phí kinh doanh cho nhân viên từ xa trở nên dễ dàng

Quản lý chi phí kinh doanh vốn đã phức tạp. Khi kết hợp với những sắc thái bổ sung của làm việc từ xa, nó trở thành một vấn đề hoàn toàn khác. Mọi thứ từ theo dõi chi phí kinh doanh đến việc tuân thủ chính sách hoàn trả chi phí kinh doanh đều rất quan trọng để giúp quy trình hoàn trả chi phí cho nhân viên từ xa diễn ra suôn sẻ.

Không giống như những nhân viên có mặt trực tiếp tại văn phòng, bạn không thể phát thẻ doanh nghiệp cho nhân viên từ xa. Tuy nhiên, có những cách để giúp việc hoàn trả cho nhân viên từ xa trở nên dễ dàng và nhanh chóng:

Sử dụng phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh
Ngay cả khi chi phí kinh doanh của bạn không hoàn toàn khó dự đoán, chúng vẫn cần được giám sát liên tục. Theo dõi chi phí kinh doanh là một bước quan trọng để quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Một phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh sẽ giám sát các khoản chi của doanh nghiệp bạn một cách rất hiệu quả. Hơn nữa, phần mềm này có thể tự động quét các biên lai do nhân viên tải lên và tự động phê duyệt dựa trên các hướng dẫn do bạn thiết lập. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho nhân viên từ xa vì nó cho phép họ bỏ qua mọi liên lạc không cần thiết và tải trực tiếp các chi phí kinh doanh của họ lên thông qua ứng dụng di động.

Các nhà quản lý cũng có thể thiết lập chính sách hoàn trả tự động thông qua phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh. Điều này sẽ hoàn trả ngay lập tức tất cả các chi phí đã được phê duyệt, giúp việc hoàn trả chi phí trở nên dễ dàng nhất có thể.

Xem thêm: Cách tìm phần mềm theo dõi chi phí phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Tạo chính sách hoàn trả cho nhân viên từ xa
Chi phí kinh doanh khác nhau tùy theo từng nhân viên và từng bộ phận. Chúng thay đổi đáng kể đối với nhân viên làm việc từ xa. Các yêu cầu của một nhân viên từ xa rất khác so với nhân viên văn phòng thông thường.

Ghi nhớ những khác biệt này, điều quan trọng là phải tạo ra một chính sách hoàn trả cho nhân viên từ xa có tính đến các sắc thái của công việc từ xa. Ví dụ, bạn có thể muốn hoàn trả cho nhân viên từ xa của mình chi phí kết nối internet hoặc thiết lập bàn làm việc. Những điều này sẽ không bao giờ phát sinh đối với nhân viên văn phòng thông thường của bạn.

Hơn nữa, việc triển khai một chính sách sẽ cho nhân viên biết những chi phí nào được bao gồm trong chi phí kinh doanh cho nhân viên từ xa và tránh những nhầm lẫn không đáng có.

Đồng bộ hóa tài khoản ngân hàng để hoàn trả
Tùy thuộc vào chính sách hoàn trả chi phí của công ty bạn, bạn có thể đang sử dụng thẻ doanh nghiệp cho nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, điều này gần như không thể thực hiện được với tất cả nhân viên từ xa. Nhưng có một cách để đảm bảo sự đồng bộ giữa tài khoản chi phí kinh doanh của bạn và tài khoản ngân hàng của nhân viên.

Bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình dành riêng một tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng thuộc về họ, dành riêng cho các chi phí kinh doanh. Sau đó, bạn có thể thiết lập một kênh đồng bộ hóa giữa tài khoản ngân hàng này và tài khoản chi phí của bạn. Trong trường hợp thẻ tín dụng do nhân viên của bạn dành riêng, việc lập bản đồ các chi phí và hoàn trả chúng theo từng chu kỳ thanh toán là cực kỳ dễ dàng.

Và đối với tài khoản ngân hàng, việc lập bản đồ có thể được thực hiện thông qua phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh.

Xem thêm: Lý do tại sao bạn cần phần mềm để quản lý chi phí kinh doanh của mình

Nhận diện mô hình chi tiêu
Một số loại chi phí luôn cần được hoàn trả hàng tháng. Đối với một nhân viên làm việc từ xa tại hiện trường, mỗi tháng bạn có thể mong đợi nhiều vé và chi phí đi lại gửi đến. Tương tự, đối với một nhân viên từ xa quản lý quan hệ khách hàng, cà phê và các bữa tối sẽ nằm trong danh sách.

Khi soạn thảo chính sách hoàn trả chi phí, điều quan trọng là phải xem xét kỹ loại chi phí nào đang phát sinh và nhận diện mô hình chi tiêu. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài. Bạn tự hỏi làm thế nào ư? Đây là câu trả lời. Nếu bạn phải chịu chi phí cà phê hàng tháng, bạn có thể thiết lập thỏa thuận với quán cà phê ưa thích của mình. Tương tự, nếu chi phí đi lại là định kỳ, bạn có thể liên kết với một đại lý. Thay vì hoàn trả chi phí, bạn có thể bắt đầu các kênh thanh toán trực tiếp cho các chi phí kinh doanh định kỳ.

Những mẹo hữu ích này sẽ không chỉ giúp giảm bớt quy trình hoàn trả cho doanh nghiệp của bạn ngay lập tức mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc về lâu dài.