Top 6 lý do khách hàng thường dùng để thanh toán hóa đơn chậm và cách xử lý

Theo một nghiên cứu toàn diện của MarketFinance, trước đây được gọi là MarketInvoice, khoảng 60 phần trăm tất cả các hóa đơn được thanh toán chậm. Báo cáo cũng tiết lộ rằng trung bình một hóa đơn bị thanh toán chậm sáu ngày và một phần năm tổng số hóa đơn bị thanh toán chậm hơn hai tuần.

Điều này đặc biệt gây thiệt hại cho chủ doanh nghiệp nhỏ, những người phụ thuộc vào dòng tiền ổn định để vận hành hoạt động trơn tru và trả lương cho nhân viên cũng như nhà cung cấp đúng hạn. Do đó, việc biết trước các lý do hàng đầu mà khách hàng đưa ra khi không thanh toán hóa đơn và cách xử lý tình trạng thanh toán chậm là rất cần thiết — sự tồn tại của doanh nghiệp bạn phụ thuộc vào điều đó.

1) “Séc của chúng tôi đang trên đường gửi qua bưu điện.”
Vì bạn không có cách nào để xác minh xem khách hàng đã gửi séc hay chưa, họ có thể đổ lỗi cho hệ thống bưu chính và nói với bạn rằng séc chưa được chuyển đến do sự thiếu hiệu quả của bộ phận bưu điện. Đây có thể chỉ là một cái cớ để kéo dài thời gian. Vì vậy, nếu việc thanh toán bị trì hoãn quá lâu, bạn nên có lập trường cứng rắn hơn và yêu cầu họ hủy séc cũ, thanh toán cho bạn qua thư bảo đảm và cung cấp mã theo dõi.

2) “Chúng tôi chưa nhận được hóa đơn của bạn.”
Khi nghe lý do này, trước hết, hãy kiểm tra lại địa chỉ bạn đã gửi hóa đơn. Nếu địa chỉ chính xác, hãy gửi lại hóa đơn qua fax/thư bảo đảm với yêu cầu khách hàng phải ký xác nhận khi nhận hàng.

3) “Chúng tôi chưa nhận được sản phẩm.”
Nếu sản phẩm của bạn là tệp/tài liệu kỹ thuật số, bạn có thể nhanh chóng gửi lại. Nhưng nếu đó là sản phẩm vật lý, bạn cần theo dõi quá trình vận chuyển và giao hàng, đồng thời yêu cầu khách hàng ký xác nhận khi nhận hàng.

4) “Người phụ trách việc này hiện không có mặt.”
Bạn có thể nghe thấy lý do này từ khách hàng, đặc biệt là vào các dịp lễ. Vào những ngày khác, họ có thể trả lời bằng lý do kinh điển là “anh ấy/cô ấy bị ốm”. Nếu họ dự kiến sẽ quay lại trong vài ngày tới, việc chờ đợi và liên hệ lại để giải quyết thanh toán sau là hợp lý. Tuy nhiên, nếu khách hàng không chắc chắn về thời gian, hãy đảm bảo bạn tìm được thông tin liên hệ của người thay thế và thúc giục họ xử lý thanh toán cho bạn. Bạn nên nhấn mạnh tầm quan trọng của tài khoản của mình và thực tế là khoản thanh toán đã quá hạn từ lâu.

5) “Chúng tôi vẫn chưa nhận được thanh toán từ một khách hàng lớn hơn.”
Một cách để xử lý lý do này là yêu cầu khách hàng thanh toán theo từng đợt. Nếu bạn nhận thấy khách hàng của mình gặp vấn đề về dòng tiền, bạn có thể yêu cầu họ thanh toán trước hoặc ít nhất là đặt cọc trong các giao dịch tương lai.

6) “Hệ thống đang bị lỗi.”
Đổ lỗi cho công nghệ là một cách phổ biến để trì hoãn thanh toán. Hãy thẳng thắn với khách hàng và hỏi xem khi nào họ dự kiến vấn đề sẽ được giải quyết. Yêu cầu họ gửi séc nếu họ trả lời rằng họ không chắc khi nào hệ thống sẽ hoạt động trở lại.

Kết luận

Các doanh nghiệp nhỏ có thể tránh hầu hết những lý do này bằng cách sử dụng phần mềm lập hóa đơn hàng đầu, chẳng hạn như phần mềm được cung cấp bởi Cloud Books. Khách hàng không thể tuyên bố rằng séc thanh toán đang “trên đường gửi qua bưu điện” hoặc “chúng tôi chưa nhận được hóa đơn” hay “hệ thống đang bị lỗi”. Phần mềm lập hóa đơn dựa trên đám mây có thể theo dõi tất cả các giao dịch và thông tin chi tiết được lưu trữ trên đám mây. Thông tin có thể được truy cập bất cứ lúc nào từ bất kỳ thiết bị nào.

Đối với một doanh nghiệp nhỏ, việc khách hàng thanh toán đúng hạn là yếu tố sống còn. Do đó, việc học cách xử lý các lý do thanh toán chậm một cách hiệu quả có thể góp phần quan trọng vào sự thành công của bạn. Quan trọng hơn, điều này thúc đẩy bầu không khí tôn trọng lẫn nhau và tạo tiền đề cho các giao dịch tốt hơn trong tương lai.

Xem thêm: Cách tránh các hóa đơn chưa thanh toán và những cách tốt nhất để đối phó với khách hàng thanh toán chậm