Những mẹo hàng đầu để quản lý chi phí nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ

Thành công của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở số lượng khách truy cập hay số lượt nhấp vào nút 'thanh toán ngay'. Một trong những khía cạnh quyết định sự thịnh vượng của doanh nghiệp là theo dõi chi phí, kiểm soát chúng và sẵn sàng cho tương lai. Phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp có thể giúp bạn đạt được điều đó bằng cách làm cho quy trình trở nên dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng hơn.

Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, việc tự mình vạch ra con đường và đưa ra quyết định có thể mang lại cảm giác rất tự chủ. Nhưng chính cách bạn quản lý tiền bạc mới là yếu tố tạo nên sự thành công và tăng trưởng cho doanh nghiệp của bạn. Và đúng vậy, nói thì dễ hơn làm. Không hiếm trường hợp các chủ doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc theo dõi chi phí kinh doanh và quản lý tài chính hiệu quả. Nếu bạn cũng đang phải vật lộn với những vấn đề tương tự, thì bốn lựa chọn dưới đây có thể là những cách tốt nhất để bạn theo dõi chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

1: Tạo ngân sách và tuân thủ ngân sách đó

Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà các chủ doanh nghiệp nhỏ mắc phải là bỏ qua tầm quan trọng của việc lập ngân sách đối với doanh nghiệp của họ. Việc tạo ra một con số ước tính là điều cần thiết để xây dựng thói quen kinh doanh lành mạnh lâu dài, mà bạn luôn có thể cải thiện và điều chỉnh khi tiến về phía trước.

Ngay cả khi các con số của bạn không chính xác ngay từ đầu, cũng không cần phải lo lắng. Chỉ cần tạo một ngân sách để theo dõi chi phí kinh doanh là đủ để giúp bạn chú ý hơn đến nguồn lực và doanh thu của mình, đồng thời lập kế hoạch cải thiện chúng. Khi đã có ngân sách sơ bộ, bạn có thể đánh giá kết quả định kỳ—hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý—và xem xét các con số thực tế của bạn so với ước tính như thế nào. Theo thời gian, bạn sẽ thấy kỹ năng lập ngân sách của mình trở nên chính xác hơn và việc quản lý tiền bạc trở nên hiệu quả hơn.

Đọc thêm: 10 Mẹo cho các doanh nghiệp nhỏ để theo dõi chi phí của họ

2: Luôn đi trước các thời hạn

Để theo dõi chi phí kinh doanh hiệu quả, bạn phải luôn nắm rõ ngày đến hạn thanh toán các hóa đơn của mình—cho dù đó là các khoản thanh toán khoản vay, nợ thẻ tín dụng hay các khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Với việc chú ý đến thời hạn, bạn nên luôn chuẩn bị đủ tiền để thanh toán hóa đơn đúng hạn và giữ cho tâm trí được an tâm. Ngoài ra, việc thanh toán kịp thời giúp tránh các khoản phạt thanh toán, giảm điểm tín dụng và tránh làm xấu đi mối quan hệ với nhà cung cấp. Để tránh chậm trễ thanh toán, hãy chọn từ hàng loạt lịch miễn phí và các phần mềm theo dõi thời gian khác và sử dụng chúng để thiết lập lịch thanh toán cố định và nhắc nhở thanh toán trực tuyến. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thời hạn.

3: Tách biệt chi phí kinh doanh với chi phí cá nhân

Đôi khi trong quá trình theo dõi chi phí kinh doanh hàng ngày, bạn có thể vô tình trộn lẫn chúng với việc theo dõi chi phí cá nhân. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả tai hại như hồ sơ không chính xác, chi tiêu quá mức hoặc thiếu hụt, vượt quá thời hạn hoặc bỏ lỡ các cơ hội tăng trưởng. Cách tốt nhất để đảm bảo điều này không bao giờ xảy ra là sử dụng một phần mềm theo dõi chi phí doanh nghiệp mạnh mẽ và để công nghệ giải quyết thay vì dựa vào may rủi. Ngoài việc giữ cho các tài khoản cá nhân và doanh nghiệp riêng biệt và có tổ chức, nó còn có thể giúp theo dõi tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp, duy trì hồ sơ sổ sách và cung cấp thông tin chi tiết về thói quen chi tiêu của bạn.

Đọc thêm: 3 Bước để theo dõi chi phí hàng tháng của doanh nghiệp bạn

4: Luôn có một khoản dự trữ tiền mặt nhất quán

Việc đọc về cách tốt nhất để theo dõi chi phí doanh nghiệp nhỏ sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không áp dụng chúng vào hệ thống quản lý tiền bạc của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đã nỗ lực hết sức, hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những tình huống khó khăn bất cứ lúc nào. Bạn có thể chuẩn bị cho các chi phí khẩn cấp bằng cách bắt đầu một khoản dự trữ tiền mặt. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thiết lập một tài khoản tiết kiệm cho doanh nghiệp của mình hoặc bằng cách đầu tư vào phần mềm quản lý tiền bạc. Với việc gửi tiền thường xuyên vào khoản dự trữ tiền mặt, bạn có thể đối mặt với bất kỳ tình huống khẩn cấp nào mà không phải lo lắng về các chi phí bất ngờ.