Hiểu rõ sự khác biệt giữa Kế toán và Ghi chép sổ sách

Kế toán và ghi chép sổ sách không phải là những thuật ngữ có thể thay thế cho nhau, trái ngược với suy nghĩ của nhiều doanh nghiệp. Đây là hai bước thiết yếu trong quy trình quản lý tài chính. Ghi chép sổ sách là việc ghi lại dữ liệu, còn kế toán là việc tổng hợp các báo cáo từ dữ liệu đó.

Nói một cách đơn giản, ghi chép sổ sách theo đúng nghĩa đen là việc cập nhật sổ sách với các giao dịch, các khoản thu chi, mọi sự trao đổi tiền tệ, cũng như thu nhập và chi phí. Kế toán đề cập đến việc thiết lập các tài khoản cho thu nhập hoặc tài chính đã được ghi lại. Nghĩa là, kế toán phân tích, tóm tắt và báo cáo dữ liệu được thu thập thông qua việc ghi chép sổ sách.

Bài viết này nhằm mục đích làm rõ sự khác biệt giữa ghi chép sổ sách và kế toán thông qua các nội dung sau:

• Tất tần tật về Kế toán
• Tất tần tật về Ghi chép sổ sách
• Kế toán viên có thể làm công việc Ghi chép sổ sách không?

Tất tần tật về kế toán
Kế toán được mô tả tốt nhất là hoạt động duy trì tài khoản, đánh giá các khoản nợ, tài sản và thực hiện kiểm toán định kỳ các tài khoản. Kế toán được thực hiện để kiểm soát sức khỏe tài chính của một tổ chức.

Kế toán là một hoạt động tiêu chuẩn hóa và hầu hết công việc do kế toán viên thực hiện là để báo cáo chính xác cho cơ quan Thuế và Hải quan. Nhiệm vụ của kế toán viên được nêu chi tiết tại đây:

• Phân tích dữ liệu tài chính và cung cấp tư vấn để tạo ra dòng tiền lành mạnh và tăng tổng tài sản hoặc lợi nhuận. Sau đó, họ đảm bảo việc thanh toán và điều chỉnh thuế kịp thời.
• Quản lý dữ liệu tài chính và tuân thủ các luật và quy tắc kế toán tiêu chuẩn để đảm bảo dữ liệu được lưu trữ, quản lý và cập nhật chính xác. Kế toán viên sẽ chọn các phương pháp hoặc hệ thống ghi chép phù hợp.
• Kế toán viên đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định mới nhất của chính phủ trên mọi mặt tài chính và tuân theo các tiêu chuẩn ngành.

    Xem thêm: 10 Mẹo giúp doanh nghiệp nhỏ theo dõi chi phí

Tất tần tật về ghi chép sổ sách
Dữ liệu tài chính có thể rất nhiều để xử lý. Thêm vào đó, nó cần phải đứng vững trước thử thách của thời gian (về mặt ghi chép) và không bao giờ dừng lại.

Vì vậy, ghi chép sổ sách là việc lưu giữ hồ sơ chính xác về dữ liệu tài chính cho một doanh nghiệp. Ghi chép sổ sách bao gồm việc tạo, cập nhật và định dạng hệ thống để ghi lại thông tin mới. Người ghi chép sổ sách tham gia vào các hoạt động sau:

• Họ liên tục xác minh hồ sơ chi phí để đảm bảo tuân thủ chính sách. Những hồ sơ này phải tuân thủ các hướng dẫn của chính phủ và tiêu chuẩn ngành, vốn sẽ được kế toán viên thông báo cho người ghi chép sổ sách.
• Người ghi chép sổ sách tạo các tài khoản ghi nợ và ghi có, đồng thời phân loại chúng dựa trên các danh mục giao dịch hoặc chi phí. Mỗi tài khoản cũng sẽ được liên kết với một phương thức thanh toán.
• Họ ghi lại dữ liệu cho từng giao dịch và thực hiện nhập dữ liệu cho mỗi khoản thanh toán đến và đi, bao gồm cả phương thức thanh toán (bao gồm tiền mặt và séc).
• Người ghi chép sổ sách triển khai phần mềm kế toán cho hệ thống kế toán đơn hoặc kép (hệ thống này sẽ được kế toán viên lựa chọn hoặc phê duyệt).
• Họ quản lý tất cả các hoạt động ngân hàng của một tổ chức, như phê duyệt việc bổ sung chi phí, gửi lương, xử lý các khoản cắt giảm hàng tháng và quản lý quỹ.
• Họ duy trì sự cân bằng trong các khoản nợ và tài sản của một tổ chức trong hệ thống nhập liệu.
• Người ghi chép sổ sách cũng giám sát quy trình nhập dữ liệu hoặc trực tiếp xử lý. Và họ cũng gắn cờ cho bất kỳ sự sai lệch nào.

    Xem thêm: CloudBooks cho Kế toán- Liên kết

Kế toán viên và người ghi chép sổ sách có giống nhau không?
Kế toán viên và người ghi chép sổ sách làm việc cùng nhau để thiết lập các thực tiễn tài chính lành mạnh trong một doanh nghiệp. Nhưng trên giấy tờ, hồ sơ của họ không hoàn toàn giống nhau.

Cả kế toán viên và người ghi chép sổ sách đều có thể sở hữu cùng một bằng đại học, nhưng kinh nghiệm làm việc và các chi tiết về giáo dục đã phân biệt họ. Một kế toán viên phải vượt qua một kỳ thi tiêu chuẩn hóa và đạt được chứng chỉ chính thức để được gọi là “kế toán viên”. Điều này bao gồm việc hoàn thành một bộ khóa học cùng với việc đạt được kinh nghiệm làm việc nhất định.

Quy trình để đạt được danh hiệu Kế toán công chứng (CPA) khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia (thuật ngữ cũng vậy). Cả điều kiện đủ và khóa học đều có thể khác nhau.
Người ghi chép sổ sách cũng có thể đạt được chứng chỉ này nếu họ muốn, và sau đó họ sẽ đủ điều kiện cho cùng một hồ sơ công việc như một kế toán viên, hoặc có thể được xác định là kế toán viên theo nghĩa chung.

Tuy nhiên, kế toán viên có thể thực hiện các nhiệm vụ của người ghi chép sổ sách mà không cần đào tạo thêm vì họ rất am hiểu các mẹo và thủ thuật ghi chép sổ sách.

Vì vậy, bây giờ bạn đã biết sự khác biệt giữa ghi chép sổ sách và kế toán, bạn có thể dễ dàng quyết định quy trình nào sẽ phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình.