捕捉一切的实用技巧

捕捉一切的实用技巧：

嘿，忙碌的自由职业者。我猜你今天已经收到不少电子邮件了。什么？你说不止几封？还有好几个电话？是的，当你经营业务时，这些都是常态：总有人想雇佣你。

你刚才接的那个电话里，很可能隐藏着一两项你需要负责的任务。你的电子邮箱里很可能塞满了当前和未来的项目待办事项。而且，如果老天保佑你真的亲自见过客户，你可能还在那里顺手记下了一些需要添加到清单里的事项。

这就像玩接球游戏。人们把球扔给你，而你……嗯……接住它。但在自由职业中，有很多人在扔很多球（通常是同时进行），而大家都指望你能全部接住。你接住并处理得越多，就越能让客户满意。

以下是一些实用技巧，确保无论在什么情况下，你都能捕捉到一切。

合适的工具
我们将在下一章讨论如何处理所有这些捕捉到的任务，但在管理它们之前，你需要先找到它们。正如我之前所说，任务可能从任何方向向你袭来：电话、会议，甚至是电子邮件。通常，项目开始时会有一长串任务清单，但有时也会突然冒出一个新任务。
重点是，你会在各种情况下遇到任务。这意味着无论你在哪里或在做什么，你都需要准备好捕捉它们。如果你忘记记下需要为客户做的事情，你可能会忘记去做。客户可不喜欢我们忘记事情。

我每天使用一些工具来捕捉任务。其中之一是我放在后口袋里的一叠小索引卡。我使用自己设计的卡片，但任何纸片都可以。重要的是要随身携带这些纸张。

有些人使用 Field Notes 笔记本，因为它们袖珍且耐用。我也很喜欢它们，我就是用它来存放我的索引卡。我对笔记本的唯一不满是页面是装订在一起的。如果是索引卡，我可以随手扔在桌上进行处理。而笔记本的页面则会留在笔记本里。

我随身带着智能手机（我个人选择 iPhone），所以我可以使用几个应用程序来捕捉任务。我们手机上都有电子邮件，所以一个简单的解决方案是给自己发一封包含任务的电子邮件。这样它就会直接进入你的收件箱，和其他你需要处理的消息放在一起。

如果你使用 Evernote，你可以下载他们的移动应用并使用它。他们甚至内置了提醒功能，这样你可以在捕捉任务时为其分配日期。我建议你将截止日期设为今天，这样就会有一个徽章立即提醒你有新任务。

记住，对于大多数人来说，看不见就等于想不到。你不想把这些事情放在容易忘记的地方。

我首选的任务管理应用是 iPhone 上的 OmniFocus。我选择它的原因在下一章会更明显，但本质上，我使用 OF 是因为它是一个专为存储和分类任务而构建的应用。此外，它能非常简单快速地录入事项。

这引出了另一个需要记住的要点：记录任务所需的时间越长，你就越难保持这个习惯。找到适合你的方法，并设法提高效率。索引卡的速度无可比拟，但一些移动应用正在接近这一水平。

没有完美的工具，就像没有完美的生产力系统一样。使用最适合你的工具。每次都使用它，并掌握它。养成一种习惯——一种本能——让你不可能错过任何你负责的任务。你一定听说过“最好的相机就是你随身携带的那台”，捕捉工具也是如此。
时刻保持捕捉状态。

哦，最后还有一个显而易见的注意事项：如果你偏好的捕捉方式是模拟的（即某种纸质工具），那么你需要将每天抽出一点时间将所有新任务输入到你的主清单中。这可能意味着将它们手抄到你的主笔记本中，或者将每一项输入到你选择的应用程序中。如果没有最后这一步，你的捕捉就毫无意义。

捕捉什么
当你捕捉到一个突发任务时，你需要记录四个关键要素：
• 任务本身
• 截止日期（不是“开始做”的日期）
• 所属类别或领域
• 你预估所需的时间
我倾向于以特定的格式捕捉任务文本。它看起来像这样：

“60分钟 – SMITH – 为开发生成分层 PSD 文件 – 2014年6月12日”

这让我可以一眼看到任务最重要的方面。我可以告诉你我认为任务需要多长时间（60分钟），以及该任务关联的客户是谁（Smith）。当然，任务本身也包含在内（最后那部分）。所有这些项目都能帮助我在进入系统“计划”阶段时对任务进行优先级排序。

注意，这里缺少了类别。对我来说，我在上午8点到下午4点之间所做的一切都被归入一个名为“工作”的超级类别中。我知道这很疯狂。我只是喜欢尽可能减少分类桶的数量。不过，有些人会为每个客户创建一个分类桶。这是你在捕捉每个任务时需要考虑的事情。

现在你已经捕捉到了一切，该怎么处理它们呢？当然是妥善管理它们。勇往直前，不断进步！