5 Fitur yang Anda Butuhkan dalam Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran

Perangkat lunak pelacakan pengeluaran dapat secara instan menyederhanakan proses pengajuan, persetujuan, dan penggantian biaya bisnis. Sebuah survei terbaru mengungkapkan, bisnis yang menggunakan perangkat lunak pelacakan ini memangkas biaya pemrosesan sebesar 53% dan meningkatkan penggantian biaya karyawan sebesar 71%.

Jika Anda berencana untuk mendapatkan sistem pelacakan pengeluaran untuk bisnis Anda, pertama-tama analisislah proses pelacakan pengeluaran Anda saat ini. Misalnya, jika Anda mengumpulkan volume tanda terima pengeluaran bisnis yang tinggi, Anda mungkin ingin mencari perangkat lunak pelacakan pengeluaran berbasis cloud yang memindai tanda terima secara otomatis. Ini akan memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengumpulkan, mencatat, dan menyimpan data yang dapat diakses oleh Anda dari berbagai saluran.

Dalam pandangan yang lebih umum, berikut adalah 5 fitur yang harus dicari oleh setiap bisnis dalam perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis:

Pemindaian Tanda Terima Otomatis
Salah satu fitur perangkat lunak manajemen pengeluaran yang lebih penting yang harus Anda cari adalah pemindaian tanda terima otomatis. Entri data manual adalah bagian paling rumit dari manajemen pengeluaran bisnis, dan bahkan manajemen pengeluaran secara umum.

Hal utama yang harus Anda cari untuk diotomatisasi melalui perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis adalah pengunggahan dan pemindaian tanda terima. Pemindaian otomatis memungkinkan karyawan untuk mengunggah tanda terima segera setelah pengeluaran terjadi. Perangkat lunak memecah tanda terima untuk mengumpulkan informasi yang relevan dan mencatatnya secara kategoris dalam penyimpanan data berbasis cloud.

Pemindai otomatis menangkap gambar serta tanda terima elektronik. Ini dilakukan dengan Optical Character Recognition (OCR) yang mengubah gambar menjadi file teks dan mengekstrak informasi seperti nama, tanggal, jumlah, dll.

    Baca Juga: Cara Menemukan Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran yang Tepat untuk Bisnis Anda

Kategorisasi Pengeluaran
Sistem pelacakan pengeluaran harus memiliki kemampuan untuk mengategorikan pengeluaran Anda. Segera setelah tanda terima pengeluaran bisnis dipindai, sistem harus mengurutkannya di bawah kategori yang relevan, secara otomatis.

Misalnya, jika pengeluaran bisnis adalah akomodasi, maka segera setelah karyawan memindai tanda terima dari fasilitas penginapan, sistem harus secara otomatis mengunggahnya ke dalam kategori “Akomodasi”. Ini dilakukan dengan mengenali entri masa lalu, atau pengguna dapat menambahkan merek atau jenis tanda terima tertentu untuk suatu kategori.

Proses Verifikasi yang Canggih
Aspek kunci dari pelacakan pengeluaran bisnis terletak pada verifikasi pengeluaran, tugas yang sulit dilakukan oleh sebagian besar manajer. Setiap tanda terima perlu diperiksa secara manual untuk beberapa parameter. Selanjutnya, tanda terima tersebut memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis yang dapat diganti atau ditandai sebagai sebaliknya.

Perangkat lunak pelacakan pengeluaran harus sepenuhnya mengotomatisasi proses ini tanpa mengorbankan integritas. Cari perangkat lunak yang secara otomatis menyetujui tanda terima pengeluaran bisnis yang asli, dan menandai apa pun yang tidak mematuhi kebijakan perusahaan. Ini adalah fitur yang mutlak harus dimiliki.

Pembuatan Laporan
Pengeluaran bisnis tidak pernah dikirim untuk penggantian secara individual ke bank atau departemen akuntansi. Pengeluaran tersebut disusun menjadi laporan pengeluaran dan kemudian disetujui oleh entitas terkait. Membuat laporan pengeluaran dengan melakukan entri data manual dari tanda terima pengeluaran bisnis bisa sangat membosankan. Perangkat lunak pelacakan pengeluaran diperlukan untuk mengotomatisasi proses ini juga. Laporan pengeluaran harus dibuat setelah pemindaian otomatis dan kategorisasi tanda terima fisik. Laporan pengeluaran harus berisi pengeluaran dari rentang tanggal dan dikategorikan dengan tepat. Selanjutnya, perangkat lunak harus mengirimkan laporan ini ke departemen atau karyawan terkait secara otomatis, dari waktu ke waktu.

    Baca Juga: Perangkat Lunak untuk Melacak Pendapatan & Pengeluaran untuk Bisnis Pribadi – 7 Teratas

Analitik dan Saran
Sepanjang fungsinya, perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis akan mengumpulkan volume data yang sangat besar. Data ini dapat memberi Anda analitik penting, dan menunjukkan ruang lingkup perbaikan. Itulah tepatnya yang harus dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak pelacakan pengeluaran yang baik. Sistem pelacakan pengeluaran harus memungkinkan Anda dengan laporan analitik yang menyoroti fakta-fakta penting seperti pelanggar teratas, grafik pengeluaran berdasarkan departemen, dan laporan analitik khusus lainnya.

Pelacakan pengeluaran bisnis adalah cara yang bagus untuk menghemat waktu dan uang Anda yang berharga. Jadi, pilihlah sistem pelacakan pengeluaran yang selaras dengan semua fitur wajib yang disebutkan di sini.