5 Tính năng bạn cần có trong phần mềm theo dõi chi phí

Phần mềm theo dõi chi phí có thể hợp lý hóa ngay lập tức quy trình lập hồ sơ, phê duyệt và hoàn trả chi phí kinh doanh. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm theo dõi này đã cắt giảm 53% chi phí xử lý và cải thiện 71% việc hoàn trả chi phí cho nhân viên.

Nếu bạn đang có kế hoạch trang bị hệ thống theo dõi chi phí cho doanh nghiệp của mình, trước tiên hãy phân tích quy trình theo dõi chi phí hiện tại của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang thu thập một lượng lớn biên lai chi phí kinh doanh, bạn có thể muốn tìm kiếm một phần mềm theo dõi chi phí dựa trên nền tảng đám mây có tính năng tự động quét biên lai. Điều này sẽ cho phép bạn tự động thu thập, ghi lại và lưu trữ dữ liệu mà bạn có thể truy cập từ nhiều kênh khác nhau.

Xét trên phương diện tổng quát hơn, đây là 5 tính năng mà mọi doanh nghiệp cần tìm kiếm ở một phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh:

Tự động quét biên lai
Một trong những tính năng quan trọng hơn của phần mềm quản lý chi phí mà bạn nên tìm kiếm là tính năng tự động quét biên lai. Nhập dữ liệu thủ công là phần rườm rà nhất của quản lý chi phí kinh doanh, và thực tế là quản lý chi phí nói chung.

Điều đầu tiên bạn nên tìm cách tự động hóa thông qua phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh là việc tải lên và quét biên lai. Quét tự động cho phép nhân viên tải biên lai lên ngay khi phát sinh chi phí. Phần mềm sẽ phân tích biên lai để thu thập thông tin liên quan và ghi lại theo danh mục trong kho lưu trữ dữ liệu trên đám mây.

Máy quét tự động nắm bắt cả hình ảnh lẫn biên lai điện tử. Điều này được thực hiện bằng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR), giúp chuyển đổi hình ảnh thành tệp văn bản và trích xuất các thông tin như tên, ngày tháng, số tiền, v.v.

    Đọc thêm: Cách tìm phần mềm theo dõi chi phí phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Phân loại chi phí
Hệ thống theo dõi chi phí cần có khả năng phân loại các khoản chi của bạn. Ngay khi biên lai chi phí kinh doanh được quét, nó sẽ tự động sắp xếp vào danh mục phù hợp.

Ví dụ, nếu chi phí kinh doanh là tiền lưu trú, thì ngay khi nhân viên quét biên lai từ cơ sở lưu trú, nó sẽ tự động tải lên danh mục “Lưu trú”. Điều này được thực hiện bằng cách nhận dạng các mục nhập trước đó, hoặc người dùng có thể thêm các thương hiệu hoặc loại biên lai nhất định cho một danh mục.

Quy trình xác minh tinh vi
Một khía cạnh quan trọng của việc theo dõi chi phí kinh doanh nằm ở việc xác minh các khoản chi, một nhiệm vụ mà hầu hết các nhà quản lý đều gặp khó khăn. Mỗi biên lai cần được kiểm tra thủ công theo một vài thông số. Sau đó, biên lai đó sẽ đủ điều kiện là chi phí kinh doanh được hoàn trả hoặc bị gắn cờ là không hợp lệ.

Một phần mềm theo dõi chi phí nên tự động hóa hoàn toàn quy trình này mà không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn. Hãy tìm kiếm phần mềm tự động phê duyệt các biên lai chi phí kinh doanh hợp lệ và gắn cờ bất kỳ khoản nào không tuân thủ chính sách của công ty. Đây là một tính năng bắt buộc phải có.

Tạo báo cáo
Chi phí kinh doanh không bao giờ được gửi riêng lẻ đến ngân hàng hoặc bộ phận kế toán để hoàn trả. Chúng được tổng hợp thành báo cáo chi phí và sau đó được phê duyệt bởi đơn vị liên quan. Việc lập báo cáo chi phí bằng cách nhập dữ liệu thủ công từ các biên lai chi phí kinh doanh có thể rất tẻ nhạt. Phần mềm theo dõi chi phí cũng cần thiết để tự động hóa quy trình này. Các báo cáo chi phí nên được tạo sau khi quét tự động và phân loại các biên lai vật lý. Một báo cáo chi phí nên chứa các khoản chi trong một khoảng thời gian và được phân loại phù hợp. Hơn nữa, phần mềm nên tự động gửi báo cáo này đến bộ phận hoặc nhân viên liên quan theo định kỳ.

    Đọc thêm: Phần mềm theo dõi thu nhập & chi phí cho doanh nghiệp cá nhân – Top 7

Phân tích và gợi ý
Trong quá trình hoạt động, phần mềm theo dõi chi phí kinh doanh sẽ thu thập một lượng dữ liệu khổng lồ. Dữ liệu này có thể cung cấp cho bạn các phân tích quan trọng và cho thấy phạm vi cần cải thiện. Đó chính xác là những gì một phần mềm theo dõi chi phí tốt nên tự động thực hiện. Hệ thống theo dõi chi phí nên cung cấp cho bạn các báo cáo phân tích làm nổi bật các sự kiện quan trọng như những người vi phạm hàng đầu, biểu đồ chi tiêu theo bộ phận và các báo cáo phân tích tùy chỉnh khác.

Theo dõi chi phí kinh doanh là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và tiền bạc quý báu của bạn. Vì vậy, hãy chọn một hệ thống theo dõi chi phí đáp ứng được tất cả các tính năng bắt buộc được đề cập ở đây.