6 kỹ thuật phổ biến gây lãng phí thời gian tại nơi làm việc

Lãng phí thời gian là bản chất của con người. Chúng ta không thể tránh khỏi điều đó. Tất nhiên, đây không phải là điều chúng ta mong muốn. Nếu không phải vậy, đã chẳng có nhiều bài viết về cách làm việc hiệu quả hơn.

Hầu hết chúng ta lãng phí thời gian mà không hề hay biết. Sự trì hoãn đáng sợ là một phần trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, ngay cả đối với những người có ý định tốt nhất.

Tuy nhiên, bước đầu tiên chúng ta phải thực hiện để giải quyết vấn đề là thừa nhận mình đang gặp vấn đề. Hoặc, nếu bạn nghĩ mình không có vấn đề gì, bạn chắc chắn nên suy nghĩ lại.

Dưới đây là sáu trở ngại phổ biến cản trở bạn mỗi ngày.

1. Mạng xã hội
Vấn đề này được đưa lên đầu tiên vì có lẽ bạn đã đọc vô số bài viết nói về khả năng chiếm dụng phần lớn thời gian của bạn từ mạng xã hội. Và chẳng ai thích lặp đi lặp lại cùng một điều... trừ khi, tất nhiên, đó thực sự là một vấn đề đối với bạn 🙂

Ngay cả khi bạn nghĩ mình là người quản lý tốt các mạng xã hội của mình, bạn cũng nên xem lại cách mình thực hiện. Tôi đề xuất một bài tập. Hãy tạo một tệp Excel (hoặc chỉ cần dùng giấy và bút chì) và ghi lại thời gian bạn dành mỗi ngày cho từng tài khoản của mình. Mỗi khi bạn truy cập vào một mạng xã hội, hãy ghi lại thời gian. Bạn có thực sự kết nối và thoát ra nhanh chóng không? Hay thực tế đã dành nhiều thời gian hơn bạn nghĩ?

Cũng giống như việc rất dễ có cảm giác mình thực sự làm việc hiệu quả vì bạn đã dành cả buổi sáng trên máy tính, bạn cũng dễ dàng nghĩ rằng mình vừa lãng phí thời gian trên mạng xã hội. Bạn biết đấy, thời gian trôi nhanh khi bạn đang vui vẻ.

Hãy thử lên lịch cập nhật trên mạng xã hội trước, sử dụng các chương trình như Buffer. Các bản cập nhật thời gian thực rất hoàn hảo để phản hồi hoặc tương tác với ai đó, nhưng càng ít thời gian và việc ngắt kết nối khi bạn không cần đăng nhập vào tài khoản để chia sẻ liên kết thì càng tốt.

2. Lướt web
Chúng ta không chỉ nói về mạng xã hội. Việc sử dụng Internet nói chung là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí thời gian. Bạn dành bao nhiêu giờ mỗi ngày để lướt từ trang này sang trang khác?

Rất dễ bị cuốn vào một chuỗi liên kết hoặc bài viết vô tận. Xét cho cùng, ai đó đã tạo ra tiêu đề hấp dẫn nhất có thể. Làm sao mà không nhấp vào đó cho được?

Các video trên YouTube đặc biệt đáng trách. Tại sao không xem video năm phút về năng suất của chuyên gia yêu thích của chúng ta? Ồ, đợi đã; có một video khác về cách giảm 10 pound (khoảng 4,5 kg) trong một tuần. Năm phút thì có sao? Không là gì cả. Đợi đã! Có một video khác về việc tại sao giảm 10 pound trong một tuần không phải là ý tưởng hay...

Chỉ mất mười lăm phút thôi. Mười lăm phút thời gian làm việc của bạn lẽ ra có thể được tận dụng tốt hơn.

3. Internet chậm
Được rồi, tôi thừa nhận: hầu hết các freelancer ngày nay dành nhiều thời gian trên Web. Và đôi khi thời gian đó trôi qua chậm chạp, ngay cả khi bạn có kết nối dự phòng tốt.

Tôi thường nghe mọi người phàn nàn rằng trình duyệt của họ rất chậm và không ổn định. Rất dễ để đổ lỗi cho các nhà phát triển vì sử dụng các phương pháp lập trình tồi và không quản lý bộ nhớ đúng cách, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, có một yếu tố chung: những người khăng khăng mở hàng chục tab cùng một lúc. Đó là một thói quen kém hiệu quả và vô nghĩa, và mọi người nên từ bỏ ngay lập tức. Mở quá nhiều tab trình duyệt, và bất kể bạn đang sử dụng trình duyệt nào (Chrome, Firefox, IE, Safari, Opera...): hệ thống của bạn sẽ ngày càng chậm và cuối cùng trình duyệt của bạn sẽ bị treo...

Hãy điều chỉnh thói quen duyệt web của bạn. Hoặc, nếu bạn vẫn đang sử dụng cùng một gói kết nối modem và Internet Explorer từ những năm 90... hãy nhảy vào cỗ máy thời gian và tham gia cùng chúng tôi trong tương lai 🙂

4. Phản hồi vô tận
Một nghiên cứu năm 2012 cho thấy chúng ta sử dụng khoảng 28% tuần làm việc để đọc và trả lời email. Nếu bạn làm việc năm ngày một tuần trong một năm, bạn cần khoảng 73 ngày để trả lời thư.

Nếu bạn tạo các câu trả lời được xác định trước, học cách xóa những gì bạn không cần và viết tắt câu trả lời của mình, bạn có thể giảm thời gian này theo cấp số nhân. Chúng tôi đã thảo luận sâu về vấn đề này trong bài viết "10 cách để giảm thời gian bạn dành cho email". Nếu email là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của bạn, tôi khuyên bạn nên xem qua.

Hàng chục tin nhắn SMS hoặc WhatsApp bạn nhận được hàng ngày cũng là một hố đen khổng lồ tự mình hút cạn thời gian của bạn. Hãy trả lời những tin nhắn này sau, trong giờ nghỉ tiếp theo của bạn. Hoặc tốt hơn nữa, hãy tắt điện thoại (hoặc ít nhất là thông báo) trong khi bạn đang làm việc. Tôi đảm bảo rằng thời gian sẽ được sử dụng hiệu quả hơn.

5. Không có kế hoạch
Bạn có thể lên kế hoạch cho một chuyến đi đường bộ mà không có bản đồ hoặc GPS không? Tất nhiên là không. Hãy dành vài giờ để biết mình cần đi đâu.

Sự nghiệp freelancer của bạn cũng vậy. Ngay cả trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Nếu bạn đi mà không có kế hoạch trong đầu, rất có khả năng bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian.

Đặt mục tiêu, cả ngắn hạn và dài hạn. Từ việc tạo kết nối cho sự phát triển chuyên môn của bạn đến việc lập danh sách các mục tiêu cá nhân. Hầu hết mọi thứ đều có thể trở thành mục tiêu. Hãy viết nó ra và vẽ một kế hoạch ("bản đồ" của bạn).

6. Những câu hỏi cá nhân
Tôi có thể nghe có vẻ hơi hoài nghi, nhưng không có sự lãng phí thời gian nào lớn hơn việc bạn dành thời gian để nghi ngờ chính mình. Hãy tiếp tục và viết nó lên một tấm thẻ dán trên tường.

Nghiêm túc mà nói, nhiều freelancer lãng phí một lượng thời gian khổng lồ để tự đặt câu hỏi cho chính mình mỗi giây. Đó là cái được gọi là hội chứng kẻ mạo danh. Và bất kể bạn làm trong lĩnh vực nào.

Bạn đã quyết định quản lý công việc kinh doanh của riêng mình – hoặc trở thành doanh nghiệp của riêng mình – vì một lý do. Đừng quên lý do tại sao bạn bắt đầu hoặc tại sao bạn tiếp tục làm điều đó. Hãy tin tưởng vào bản thân và đừng lãng phí thời gian để tự hỏi liệu mình có đủ giỏi hay không. Nếu bạn đã đi xa đến mức này, tôi có thể đảm bảo với bạn rằng bạn rất giỏi.