NHỮNG LẦM TƯỞNG CƠ BẢN VỀ NĂNG SUẤT

NHỮNG LẦM TƯỞNG CƠ BẢN VỀ NĂNG SUẤT

Trước khi bắt đầu nói về năng suất là gì, hãy dành một chút thời gian để thảo luận về những gì không phải là năng suất. Có rất nhiều quan niệm sai lầm ngoài kia, và chúng gây nhiễu loạn cho những người như chúng ta, những người đang thực sự cố gắng để hoàn thành công việc.

Lầm tưởng #1 – “Một hệ thống năng suất duy nhất sẽ hiệu quả với tất cả mọi người.”
Đây là tư duy "một kích cỡ cho tất cả" mà một số chuyên gia áp đặt lên chúng ta. Đối với một số người, phương pháp Getting Things Done (được gọi là GTD) của David Allen là đỉnh cao của mọi năng suất. Đối với những người khác, đó là Action Method. Một số người ca ngợi Pomodoro Technique trong khi những người khác lại tin tưởng tuyệt đối vào phương pháp Don’t Break the Chain (còn được gọi là Seinfeld Method). Ai cũng nghĩ hệ thống của mình là tốt nhất, và họ nhanh chóng nói cho chúng ta biết tại sao chúng ta cần từ bỏ phương pháp của mình để chuyển sang dùng của họ.

Vấn đề là thế này: năng suất giống như việc sử dụng các công cụ trong một dự án cải tạo nhà cửa. Khi mọi người cần vặn hai miếng gỗ lại với nhau, họ có một nhu cầu cơ bản: vặn vít cho đến khi nó cắm sâu vào gỗ. Tuy nhiên, họ có những lựa chọn về cách đáp ứng nhu cầu cơ bản đó. Một số người thích dùng tua vít thủ công, trong khi những người khác cần một công cụ chạy điện.
Không có hệ thống hoàn hảo nào phù hợp với tất cả mọi người. Chúng ta độc đáo như dấu vân tay của chính mình, và do đó, mỗi người cần sử dụng bất cứ thứ gì hiệu quả nhất với bản thân.

Lầm tưởng #2 – “Bạn chỉ cần một ứng dụng mới tuyệt vời.”
Thế giới phần mềm năng suất làm cho cái hang thỏ mà Alice rơi xuống trên đường đến Wonderland trông giống như một cái ổ gà nông choẹt. Thật trớ trêu khi tôi có thể lãng phí nhiều thời gian để duyệt, mua và thử nghiệm các ứng dụng năng suất hơn bất kỳ ứng dụng đơn lẻ nào có thể tiết kiệm cho tôi.
Nếu bạn quan tâm đến việc hoàn thành nhiều việc, tốt và nhanh nhất có thể, thì bạn cần một loại công cụ nào đó. Nhưng hãy nghe tôi nói: không có ứng dụng nào là hoàn hảo cả. Đúng, có những chương trình tuyệt vời để quản lý danh sách việc cần làm của bạn. Đúng, tôi thích một ứng dụng cụ thể và giới thiệu nó cho nhiều người. Nhưng không, không có ứng dụng nào có thể đáp ứng mọi nhu cầu của tất cả mọi người.
Tại sao việc thử nghiệm hàng tá ứng dụng năng suất lại có hại cho năng suất? Bạn thực sự đang tự hỏi điều đó sao? Chà, trước hết, việc đó tốn rất nhiều thời gian. Giai đoạn thử nghiệm cũng có mức độ ma sát cao, vì cần nỗ lực để chuyển toàn bộ danh sách công việc từ ứng dụng này sang ứng dụng khác, lặp đi lặp lại.
Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về cách tìm công cụ phù hợp sau, nhưng bây giờ hãy nhớ rằng lầm tưởng này là sự sụp đổ của rất nhiều freelancer có ý định tốt.

Lầm tưởng #3 – “Tất cả chỉ là việc đánh dấu vào các ô trống.”
Tôi là người mắc chứng rối loạn ám ảnh cưỡng chế và sẵn sàng thừa nhận điều đó với bất kỳ ai tôi gặp. Và điều này có nghĩa là tôi có một sự say mê với những ô vuông nhỏ bên cạnh các mục trong danh sách. Tôi thích (đọc là: YÊU) việc đánh dấu vào những ô đó. Nó làm tôi cảm thấy như mình đã đạt được điều gì đó. Tuy nhiên, cảm giác đó có thể gây hiểu lầm.

Các ô kiểm rất khó lường. Chúng có xu hướng san bằng mọi thứ và loại bỏ sự ưu tiên cũng như độ khó ra khỏi phương trình. Khi bạn tập trung vào các ô kiểm, tất cả chỉ là việc hoàn thành toàn bộ danh sách, hoặc càng nhiều càng tốt. Vào thứ Hai, bạn có thể hoàn thành 100% công việc của mình. Làm tốt lắm! Tuy nhiên, thứ Ba, bạn chỉ đánh dấu được 50%. Thứ Ba có thể cảm thấy như một thất bại nếu tất cả những gì bạn quan tâm là các ô kiểm.

Nhưng nếu tôi nói với bạn rằng thứ Hai là một danh sách dài đầy những dự án nhỏ, không đáng kể thì sao? Hoàn thành chúng rất hữu ích, nhưng chúng chỉ tương đương với việc di chuyển chiếc ghế sofa sang trái vài inch. Và nếu tôi nói với bạn rằng thứ Ba chỉ có sáu mục, nhưng ba mục bạn hoàn thành đã ngốn của bạn tám giờ làm việc vất vả, và chúng đã kết thúc hai dự án mang lại thu nhập rất cao. Bây giờ thì con số 50% đó trông tốt hơn nhiều so với 100%.
Thật khó lường, phải không?
Các ô kiểm mang lại cho chúng ta cảm giác về sự chuyển động. Đôi khi cảm giác đó là sự thật, và đôi khi nó chỉ là hư cấu.

Lầm tưởng #4 – “Đa nhiệm là chìa khóa để hoàn thành công việc.”
Ở đâu đó trên chặng đường, quan niệm này đã len lỏi vào văn hóa của chúng ta rằng nếu chúng ta có thể làm nhiều hơn một việc cùng một lúc, chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc hơn nói chung. Tất cả chúng ta đều đã thử. Trong khi bạn đang trong cuộc gọi hội nghị với khách hàng, bạn có thể cố gắng trả lời một vài email. Hoặc có lẽ đôi khi bạn đã mở hai dự án riêng biệt cùng một lúc, nghĩ rằng bạn có thể tiết kiệm một chút thời gian bằng cách nhảy qua nhảy lại.
Một lần nữa, thực tế mang đến một lời cảnh tỉnh thô lỗ. Chúng ta có một lượng thời gian, sự chú ý và năng lượng hữu hạn. Đây là ba nguồn lực hạn chế của chúng ta, những thứ mà chúng ta không thể tạo ra nhiều hơn mỗi ngày. Nếu chúng ta làm hai việc cùng một lúc, mỗi việc chỉ nhận được một nửa sự chú ý và năng lượng mà nó sẽ nhận được nếu được giải quyết riêng lẻ.
Việc chia nhỏ sự chú ý hạn hẹp mà bạn có cho hai dự án thay vì một cũng có nghĩa là chất lượng của mỗi dự án đều giảm xuống. Tôi vốn đã dễ mắc những sai lầm ngớ ngẩn, vậy tại sao tôi lại chủ động cản trở bản thân làm tốt nhất có thể? Điều đó hoàn toàn không có ý nghĩa.
Đa nhiệm không tăng cường năng suất của chúng ta, nó làm suy yếu năng suất đó.

Lầm tưởng #5 – “Bận rộn đồng nghĩa với năng suất.”
Thế giới muốn bạn nghĩ rằng nếu bạn bận rộn từ lúc ngồi vào bàn làm việc cho đến lúc đứng dậy ra về, thì bạn đã đạt được điều gì đó. Điều này cũng là một lời nói dối, vì nó không phân biệt được giữa các nhiệm vụ thực sự quan trọng và những nhiệm vụ nếu hoàn thành thì tốt, nhưng không cần thiết.
Tôi đã có một cuộc trò chuyện gần đây với một vài freelancer, những người tin rằng công việc của họ không dừng lại lúc 5 giờ chiều. Một người thậm chí còn gợi ý rằng nếu bạn "xong việc" lúc 5 giờ (tôi cho rằng có nghĩa là bạn đã hoàn thành danh sách việc cần làm trong ngày), điều đó có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn. Vâng, theo những người này, trừ khi bạn rời văn phòng mỗi ngày với sự thất vọng vì mình chưa làm được nhiều hơn (dù "nhiều hơn" có nghĩa là gì), bạn nên làm thêm vào mỗi buổi tối để cảm thấy nhẹ nhõm.
Tôi không thể đồng ý hơn.
Freelancing là một bài tập liên tục trong việc nắm bắt các nhiệm vụ (dự án, yêu cầu nhỏ, việc vặt kinh doanh, v.v.) khi chúng được ném vào bạn, đặt các nhiệm vụ đó vào lịch trình hàng tuần hoặc hàng tháng, và sau đó giải quyết từng ngày một. Nếu bạn cảm thấy buộc phải làm việc điên cuồng chỉ để bắt kịp, thì bạn cần một bài học nghiêm túc về quản lý thời gian và lập lịch trình dự án.
Sự khẩn cấp là một cảm giác. Lập kế hoạch là về cam kết có đo lường. Đừng phản ứng theo cảm xúc; hãy thực hiện theo kế hoạch của bạn và kết thúc ngày làm việc của mình.