Tìm hiểu cách tạo hóa đơn hoàn hảo với phần mềm phê duyệt hóa đơn tùy chỉnh

Lập hóa đơn không phải là một quy trình tùy tiện. Nó đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, tốc độ và tư duy kinh doanh tổng thể. Mọi doanh nghiệp đều tạo hóa đơn. Do đó, mọi doanh nghiệp đều cần chú trọng thực hiện việc này một cách đúng đắn.
Với quy trình phê duyệt hóa đơn trực tuyến, bạn có thể thiết lập hệ thống phê duyệt theo tầng, nơi một hoặc nhiều thành viên do bạn chọn có thể được chỉ định làm người phê duyệt. Điều này có thể thực hiện được bằng cách sử dụng phần mềm hóa đơn tùy chỉnh. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn tạo một hóa đơn mới bằng phần mềm phê duyệt hóa đơn không có lỗi, những người phê duyệt của bạn có thể phê duyệt hóa đơn đó ngay lập tức. Trong trường hợp có các yếu tố sai sót như địa chỉ, tên, các khoản thanh toán, chiết khấu, v.v. không chính xác, người phê duyệt có thể từ chối hóa đơn đó. Ngay khi bạn tạo hóa đơn mới, phần mềm hóa đơn tùy chỉnh sẽ gửi hóa đơn đó đến những người phê duyệt đã được chỉ định.

Ngoài việc chấp nhận và từ chối hóa đơn, bạn có thể thiết lập sơ đồ hành động của riêng mình như kích hoạt leo thang và yêu cầu thêm thông tin để người phê duyệt phản hồi. Người dùng cũng có thể tạo quy trình phê duyệt riêng cho hóa đơn từ các phòng ban khác nhau bằng cách tạo các nhóm người phê duyệt khác nhau.

Dưới đây là một số bước đơn giản để tạo hóa đơn hoàn hảo bằng phần mềm phê duyệt hóa đơn tùy chỉnh:

     Đọc thêm: Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm thanh toán tùy chỉnh?

1. Sử dụng định dạng kiểu tiêu đề thư doanh nghiệp
Hóa đơn yêu cầu bạn phải bao gồm tên và thông tin liên hệ của doanh nghiệp ngay trên đầu. Phần mềm lập hóa đơn miễn phí của bạn sẽ có một phần tiêu đề riêng cho việc này. Hãy sử dụng nó để thêm thông tin liên quan về doanh nghiệp của bạn như tên, địa chỉ email, địa chỉ, số điện thoại và logo.

2. Bao gồm thông tin chi tiết của khách hàng trong hóa đơn
Việc mắc lỗi khi thêm thông tin chi tiết của khách hàng vào hóa đơn là điều phổ biến. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn có thông tin liên hệ, tên đăng ký, v.v. của khách hàng một cách chính xác. Sau khi kiểm tra kỹ các chi tiết, hãy thêm chúng vào hóa đơn, tốt nhất là ngay bên dưới tiêu đề. Bạn có thể bao gồm các thông tin tương tự như tên doanh nghiệp, địa chỉ và địa chỉ email giống như bạn đã làm cho chính mình trong phần tiêu đề.

3. Ghi chú thông tin lập hóa đơn
Khi bạn mua phần mềm phê duyệt hóa đơn, bạn được cung cấp nhiều tùy chọn để tạo hóa đơn. Ví dụ như các mẫu, hoặc trong phần mẫu, bạn có thể thêm hoặc xóa các khối, phần và nhiều thứ khác để tạo ra các hóa đơn có giao diện độc đáo.

Phần mềm hóa đơn tùy chỉnh sử dụng hệ thống đánh số để xác định duy nhất một hóa đơn và mọi hóa đơn được tạo bằng phần mềm đều chứa một số hóa đơn duy nhất. Với phần mềm hóa đơn tùy chỉnh, bạn có thể chọn hệ thống số mà bạn cảm thấy thoải mái nhất và sử dụng nó cho nhu cầu lập hóa đơn của mình. Một thông tin lập hóa đơn quan trọng khác là ngày tháng. Một lần nữa, bạn có thể chọn hệ thống ngày tháng mà bạn thích nhất bằng cách sử dụng phần mềm.

4. Đề cập đến chính sách hoặc các điều khoản hợp đồng
Bạn có thể đã đồng ý về các điều khoản thanh toán nhất định với khách hàng của mình, điều đó có nghĩa là mọi hóa đơn bạn gửi cho khách hàng này đều phải bao gồm các điều khoản đó. Điều này bao gồm chu kỳ thanh toán, phí trả chậm và phương thức thanh toán. Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp và nhà tư vấn chọn chu kỳ thanh toán 30 ngày. Vì vậy, bất kể ngày nào hóa đơn được phát hành, bạn có thể thiết lập ngày thanh toán sau đó 30 ngày. Điều quan trọng là bạn phải nêu rõ ngày đến hạn. Ngoài ra, hãy đề cập đến phí trả chậm và tỷ lệ tăng phần trăm động xung quanh nó, nếu có. Bạn cũng có thể thêm các kênh thanh toán bên dưới thông tin này.

Hãy gửi một bản sao hóa đơn mẫu cho khách hàng mới của bạn và nhận sự chấp thuận của họ đối với các điều khoản thanh toán theo hợp đồng. Điều này có thể tránh những bất ngờ không mong muốn khi bạn gửi hóa đơn thực tế cho họ.

     Đọc thêm: Giải đáp 5 câu hỏi thường gặp về phần mềm hóa đơn trực tuyến

5. Thêm danh sách dịch vụ/sản phẩm
Bạn cũng có thể thêm danh sách các sản phẩm và dịch vụ của mình, đồng thời bao gồm các chi tiết như ngày tháng, số giờ, số lượng và đơn giá vào hóa đơn. Ngoài ra, bạn có thể tạo tổng phụ trong hóa đơn.

6. Thêm thuế, chiết khấu và bất kỳ ghi chú bổ sung nào

Bên dưới tổng phụ, bạn có thể bao gồm các loại thuế hoặc chiết khấu áp dụng. Và, trong trường hợp bất kỳ mục nào hoặc bất cứ điều gì trong hóa đơn cần giải thích thêm, bạn cũng có thể thêm vào đó.

Phần mềm phê duyệt hóa đơn tùy chỉnh không chỉ giúp hợp lý hóa quy trình tạo hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn mà còn đảm bảo tính chính xác và thực hiện quy trình hiệu quả. Tùy chọn tùy chỉnh hóa đơn theo nhu cầu của doanh nghiệp cho phép bạn tạo các hóa đơn không có lỗi, phản ánh thương hiệu của bạn.