Những gợi ý hữu ích để nắm bắt mọi thứ

Những gợi ý hữu ích để nắm bắt mọi thứ:

Chào bạn, một freelancer bận rộn. Tôi có cảm giác là hôm nay bạn đã nhận được vài email rồi. Sao cơ? Bạn nói là nhiều hơn vài cái ư? Và cả vài cuộc gọi nữa? Vâng, đó là điều tất yếu khi bạn điều hành một công việc kinh doanh: mọi người luôn muốn thuê bạn.

Cuộc gọi cuối cùng mà bạn vừa nhận có lẽ ẩn chứa một hoặc hai nhiệm vụ mà bạn phải chịu trách nhiệm. Hộp thư đến của bạn rất có thể đang tràn ngập các đầu việc cho các dự án, cả hiện tại lẫn tương lai. Và, thật không may, nếu bạn thực sự đã gặp trực tiếp một khách hàng, có lẽ bạn cũng đã ghi chú được vài thứ cần thêm vào danh sách của mình ở đó.

Nó giống như trò chơi bắt bóng vậy. Mọi người ném bóng cho bạn, và bạn... ừm... bắt lấy nó. Tuy nhiên, trong công việc tự do, có rất nhiều người ném rất nhiều quả bóng (thường là cùng một lúc), và bạn được kỳ vọng sẽ bắt được tất cả. Bạn càng bắt và quản lý được nhiều, thì khách hàng của bạn càng hài lòng.

Dưới đây là một số gợi ý hữu ích để đảm bảo bạn nắm bắt được mọi thứ, bất kể tình huống nào.

Công cụ phù hợp
Chúng ta sẽ nói về việc phải làm gì với tất cả các nhiệm vụ đã nắm bắt được này trong chương tiếp theo, vì trước khi có thể quản lý chúng, bạn cần phải tìm thấy chúng. Như tôi đã nói trước đó, các nhiệm vụ có thể đến với bạn từ bất kỳ hướng nào: một cuộc gọi, một cuộc họp, hoặc thậm chí qua email. Thông thường, đó là một danh sách dài xuất hiện khi bắt đầu một dự án, nhưng đôi khi đó là một đầu việc mới bất ngờ ập đến.
Vấn đề là bạn sẽ gặp các nhiệm vụ trong nhiều tình huống khác nhau. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải sẵn sàng nắm bắt chúng bất kể bạn đang ở đâu hay đang làm gì. Nếu bạn quên ghi lại điều gì đó cần làm cho khách hàng, bạn có thể sẽ quên thực hiện nó. Khách hàng không thích khi chúng ta quên những việc cần làm.

Tôi có một vài công cụ mà tôi sử dụng hàng ngày để nắm bắt các nhiệm vụ. Một là một xấp thẻ ghi chú nhỏ mà tôi luôn để trong túi sau. Tôi sử dụng loại thẻ do chính mình thiết kế, nhưng bất kỳ mảnh giấy nào cũng được. Điều quan trọng là luôn mang theo giấy bên mình.

Một số người sử dụng sổ tay Field Notes vì chúng có kích thước bỏ túi và bền bỉ. Tôi cũng rất thích chúng, và đó là thứ tôi dùng để giữ các thẻ ghi chú của mình. Vấn đề duy nhất của tôi với sổ tay là các trang giấy được đóng gáy cố định. Với thẻ ghi chú, tôi chỉ cần ném nó lên bàn để xử lý. Còn các trang sổ tay thì vẫn nằm trong sổ.

Tôi mang theo một chiếc điện thoại thông minh (iPhone là lựa chọn cá nhân của tôi), vì vậy có một vài ứng dụng mà tôi có thể sử dụng để nắm bắt nhiệm vụ. Về cơ bản, tất cả chúng ta đều có email trên điện thoại, vì vậy một giải pháp đơn giản là tự gửi email nhiệm vụ đó cho chính mình. Điều đó sẽ đưa nó thẳng vào hộp thư đến cùng với các tin nhắn khác về những việc bạn cần làm.

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Evernote, bạn có thể tải xuống ứng dụng di động của họ và sử dụng nó. Họ thậm chí còn có tính năng Nhắc nhở (Reminds) được tích hợp sẵn, vì vậy bạn có thể gán ngày cho nhiệm vụ ngay khi bạn nắm bắt nó. Tôi chỉ khuyên bạn nên đặt ngày đến hạn là hôm nay, để có một thông báo nhắc nhở bạn về nhiệm vụ mới ngay lập tức.

Hãy nhớ rằng, xa mặt cách lòng là tâm lý chung của hầu hết mọi người. Bạn không muốn đặt những thứ này vào những nơi dễ bị lãng quên.

Ứng dụng quản lý nhiệm vụ mà tôi chọn là OmniFocus trên iPhone. Lý do của tôi sẽ trở nên rõ ràng hơn trong chương tiếp theo, nhưng về cơ bản, tôi sử dụng OmniFocus vì đó là một ứng dụng được xây dựng để lưu trữ và sắp xếp các nhiệm vụ. Thêm vào đó, việc đưa mọi thứ vào ứng dụng cực kỳ đơn giản.

Và điều đó dẫn đến một điểm khác cần ghi nhớ: bạn càng mất nhiều thời gian để ghi lại một nhiệm vụ, thì khả năng bạn duy trì thói quen đó càng thấp. Hãy tìm phương pháp phù hợp với bạn và tìm cách để thực hiện nó nhanh hơn. Bạn không thể đánh bại thẻ ghi chú về tốc độ, nhưng một số ứng dụng di động đang dần bắt kịp.

Không có công cụ hoàn hảo, cũng giống như không có hệ thống năng suất hoàn hảo. Hãy sử dụng bất kỳ công cụ nào hiệu quả nhất với bạn. Hãy sử dụng nó mọi lúc và làm chủ nó. Hãy xây dựng một thói quen—một bản năng—khiến bạn không thể bỏ lỡ các nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm. Bạn đã từng nghe nói rằng chiếc máy ảnh tốt nhất là chiếc máy ảnh bạn đang mang theo bên mình, và điều tương tự cũng đúng với các công cụ nắm bắt thông tin.
Hãy luôn luôn nắm bắt.

Ồ, một lưu ý cuối cùng và có lẽ hoàn toàn hiển nhiên: nếu phương pháp nắm bắt ưa thích của bạn là thủ công (nghĩa là một loại công cụ giấy nào đó), thì bạn cần đưa vào lịch trình hàng ngày của mình một khoảng thời gian để nhập tất cả các nhiệm vụ mới đó vào danh sách chính của mình. Điều đó có thể bao gồm việc chép tay chúng vào sổ tay chính hoặc nhập từng cái vào ứng dụng bạn chọn. Nếu không có bước cuối cùng này, việc nắm bắt của bạn trở nên vô nghĩa.

Những gì cần nắm bắt
Khi bạn nắm bắt một nhiệm vụ, bạn cần ghi lại bốn yếu tố chính của nhiệm vụ đó:
• chính nhiệm vụ đó
• ngày đến hạn (không phải ngày “thực hiện”)
• danh mục hoặc lĩnh vực mà nó thuộc về
• thời gian bạn ước tính cần thiết cho nó
Tôi thường nắm bắt nội dung của một nhiệm vụ theo một định dạng nhất định. Nó trông giống như thế này:

“60 phút – SMITH – tạo tệp PSD phân lớp cho dev – 12/6/2014”

Điều này cho phép tôi nhìn thấy các khía cạnh quan trọng nhất của nhiệm vụ trong nháy mắt. Tôi có thể biết mình nghĩ nhiệm vụ sẽ mất bao lâu (60 phút) và khách hàng nào liên quan đến nhiệm vụ đó (Smith). Tất nhiên, chính nhiệm vụ đó cũng nằm ở đó (phần cuối). Tất cả những mục này giúp tôi ưu tiên nhiệm vụ sau đó khi tôi chuyển sang giai đoạn “lập kế hoạch” trong hệ thống của mình.

Lưu ý rằng danh mục bị thiếu. Đối với tôi, mọi việc tôi làm từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều đều được ném vào một danh mục lớn gọi là “Công việc”. Hơi điên rồ, tôi biết. Tôi chỉ thích có càng ít nhóm càng tốt. Tuy nhiên, một số người lại tạo một nhóm cho mỗi khách hàng. Đây là điều bạn sẽ muốn cân nhắc khi nắm bắt từng nhiệm vụ.

Bây giờ bạn đã nắm bắt được mọi thứ, bạn sẽ làm gì với tất cả chúng? Tất nhiên là quản lý chúng một cách hợp lý rồi. Tiến lên và phát triển!