Cách tránh hóa đơn chưa thanh toán và những phương pháp tốt nhất để xử lý khách hàng thanh toán chậm

Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ giải thích cách tránh các hóa đơn chưa thanh toán và những phương pháp tốt nhất để xử lý khách hàng thanh toán chậm, hoặc tệ hơn là không thanh toán cho bạn.

Các hóa đơn chưa thanh toán và việc thanh toán chậm thường xuyên gây phiền toái cho những người làm nghề tự do, tư vấn viên và chủ doanh nghiệp nhỏ. Nếu vấn đề này đang ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ thấy nhẹ nhõm khi biết rằng có một số cách thực sự hiệu quả để đối phó với những khách hàng thường xuyên thanh toán chậm. Tôi sẽ đề cập đến năm cách để xử lý các hóa đơn chưa thanh toán và thanh toán chậm đầy phiền toái đó, đã được chứng minh là hiệu quả bởi chính những chủ doanh nghiệp nhỏ giống như bạn.

1: Gửi hóa đơn cho khách hàng ngay lập tức. Một trong những cách tốt nhất để được khách hàng thanh toán ngay là gửi hóa đơn ngay sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đang tính phí. Ryan Holden là giám đốc của Progressive Heating and Air, một công ty HVAC có trụ sở tại San Diego, California. Anh ấy cho biết mình đã giảm được 70% số hóa đơn quá hạn nhờ việc gửi hóa đơn sớm. Bằng cách gửi hóa đơn ngay sau khi hoàn thành công việc, bạn sẽ luôn hiện diện trong tâm trí khách hàng và họ không có lý do gì để quên bạn. Phần mềm lập hóa đơn cũng giúp bạn dễ dàng gửi hóa đơn cho khách hàng nhanh nhất có thể và giảm bớt những rắc rối liên quan đến thanh toán. Ví dụ, CloudBooks cho phép bạn lên lịch và gửi hóa đơn định kỳ cho những khách hàng mà bạn thường xuyên làm việc cùng. Bạn thậm chí có thể gửi hóa đơn khi đang di chuyển từ ứng dụng di động của họ.

2: Cho phép khách hàng thanh toán trực tuyến. Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để khách hàng thanh toán, bạn càng sớm thấy tiền đổ vào tài khoản ngân hàng của mình. Matt Woodley, một nhà tiếp thị kỹ thuật số tự do tại San Francisco và là người sáng lập MoverFocus.com, đã chứng kiến mức tăng 10% trong việc thanh toán đúng hạn kể từ khi anh mở rộng các tùy chọn thanh toán cho khách hàng. Giờ đây, khách hàng của Matt có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng hoặc PayPal. Các bộ xử lý thanh toán như CloudBooks sẽ tích hợp với phần mềm lập hóa đơn và kế toán của bạn, cho phép khách hàng thanh toán hóa đơn trực tuyến.

3: Yêu cầu khách hàng đặt cọc trước. Ngay cả việc yêu cầu một khoản đặt cọc nhỏ cũng khiến khách hàng của bạn đầu tư về mặt tâm lý và tài chính vào công việc mà bạn đã thực hiện cho họ. Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một công việc trị giá một nghìn đô la cho khách hàng, hãy cân nhắc yêu cầu thanh toán trước 25% và phần còn lại sau khi bạn hoàn thành công việc. Dylan Sprouse, đồng sáng lập của trang web vận tải thân thiện với môi trường SprouseBros.com, cho biết việc yêu cầu thanh toán trước cùng với một số chiến lược khác đã giúp 80% khách hàng của họ thanh toán đúng hạn. Sprouse cho biết yêu cầu đặt cọc là một cách tốt để đánh giá sự chuyên nghiệp của khách hàng trước khi bạn bắt đầu làm việc với họ, và bạn đang tạo tiền đề rằng việc được thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ là một phần quan trọng trong mối quan hệ chuyên nghiệp.

4: Cung cấp chiết khấu thanh toán sớm và tính phí trễ hạn khi cần. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã thành công với việc cung cấp chiết khấu thanh toán sớm cho khách hàng. Đúng như tên gọi, điều này đơn giản có nghĩa là cung cấp mức chiết khấu 3% hoặc 4% trên giá khi khách hàng thanh toán trong một khung thời gian nhất định, chẳng hạn như trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được hóa đơn. Nhiều khách hàng quan tâm đến ngân sách sẽ chấp nhận và thanh toán đúng hạn để nhận được chiết khấu, và điều này rất tốt cho dòng tiền của bạn. Matthew Ross, đồng sở hữu và COO của The Slumber Yard, một trang web đánh giá nệm, cho biết khoảng 40% khách hàng của họ tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm, giúp họ có tiền mặt sớm hơn để sử dụng cho các chi phí vận hành và kinh doanh khác. Ngược lại với chiết khấu thanh toán sớm, việc thiết lập và thực thi các khoản phạt thanh toán chậm cũng là một ý tưởng hay. Nếu khách hàng biết trước rằng bạn sẽ tính phí, ví dụ, 10% cho hóa đơn trễ một tuần và các mức phạt cao hơn cho các hóa đơn trễ hơn nữa, họ sẽ có nhiều khả năng thực hiện thanh toán sớm hơn.

5: Tạo chiến dịch nhắc nhở tự động (drip campaign). Đây thực sự là một mẹo từ Brian Cairnes, CEO của ProStrategix Consulting. Các chiến dịch drip campaign là các chiến dịch tiếp thị qua email tự động gửi đến khách hàng theo lịch trình đã định. Thông thường, các chiến dịch này được sử dụng để nuôi dưỡng khách hàng thông qua phễu bán hàng, nhưng Cairnes đã áp dụng chiến lược này cho việc thanh toán hóa đơn. Anh đảm bảo rằng các email nhắc nhở thanh toán sẽ được gửi đi hai ngày trước khi đến hạn, đúng ngày đến hạn, và sau đó là cộng thêm hai ngày, năm ngày, bảy ngày, 10 ngày, 14 ngày và 21 ngày. Sau khi hóa đơn quá hạn 28 ngày, nó sẽ được chuyển sang bộ phận thu hồi nợ kèm theo phí phạt. Sau khi thanh toán được thực hiện, khách hàng sẽ thoát khỏi chiến dịch này và các tùy chọn thanh toán được nhúng trong mọi email. Theo Cairnes, hệ thống này giúp giảm 45% các khoản thanh toán chậm và 72% các khoản thu hồi nợ. Bạn có thể sử dụng phần mềm tiếp thị qua email như MailChimp để thiết lập một chiến dịch drip campaign có thương hiệu cho khách hàng của mình. Phần mềm lập hóa đơn cũng cho phép bạn gửi các lời nhắc qua email định kỳ.

6: Tìm hiểu kỹ về khách hàng của bạn. Việc nghiên cứu một chút về khách hàng tiềm năng có thể giúp ích rất nhiều trong việc giảm thiểu các hóa đơn chưa thanh toán trong tương lai. Dưới đây là một số mẹo để nghiên cứu khách hàng. Đầu tiên, hãy tra cứu báo cáo tín dụng doanh nghiệp của họ. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tra cứu báo cáo tín dụng của một công ty khác và xem công ty đó hiện có bao nhiêu tài khoản quá hạn. Nhiều tài khoản quá hạn sẽ là một tín hiệu cảnh báo đỏ ngay lập tức. Bạn cũng nên hỏi các nhà cung cấp khác. Nếu bạn biết doanh nghiệp đó làm việc với các nhà cung cấp khác hoặc các chủ doanh nghiệp đồng nghiệp, hãy hỏi họ xem khách hàng đó có thanh toán đúng hạn không. Và hãy hỏi về quy trình thanh toán của họ. Trước khi làm việc với khách hàng, hãy hỏi về quy trình thanh toán của họ. Nếu họ có bộ phận kế toán phải trả hoặc nhân viên chuyên trách để thanh toán cho nhà cung cấp, đó là một dấu hiệu tốt.

7: Leo thang vấn đề nếu cần thiết. Như một phương án cuối cùng, bạn luôn có thể leo thang một hóa đơn trễ hoặc chưa thanh toán. Điều này hữu ích nhất khi hóa đơn đã quá hạn 90 ngày trở lên. Bạn có thể thuê luật sư viết thư yêu cầu thay mặt bạn, trong đó nêu rõ rằng khoản thanh toán đã đến hạn và bạn sẽ thực hiện hành động pháp lý trong một khung thời gian nhất định. Việc kiện khách hàng ra tòa có thể là sự lãng phí thời gian và nguồn lực của bạn, đặc biệt là đối với các hóa đơn nhỏ hơn, nhưng chỉ cần gửi một lá thư cũng có thể thúc đẩy nhiều khách hàng thanh toán. Bạn cũng có thể thuê đơn vị thu hồi nợ để theo đuổi các hóa đơn chưa thanh toán. Chỉ cần đảm bảo rằng nếu mọi việc đi đến bước này, đừng làm việc với khách hàng đó nữa.

Đó là bảy cách đã được chứng minh để xử lý các hóa đơn chưa thanh toán và thanh toán chậm. Việc tuân theo các chiến lược này sẽ giúp bạn cải thiện dòng tiền cho doanh nghiệp của mình.