Cách thiết kế hóa đơn giúp bạn được thanh toán nhanh chóng

Cách thiết kế hóa đơn giúp bạn được thanh toán nhanh chóng

Dòng tiền là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra hàng triệu doanh thu và lợi nhuận, nhưng nếu bạn không được thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp của bạn sẽ gặp khó khăn.

Một doanh nghiệp phải trả lương cho nhân viên, trả tiền cho nhà cung cấp hàng tồn kho và cũng phải chi trả cho các chi phí khác - tất cả đều đòi hỏi một dòng tiền liên tục chảy vào doanh nghiệp.

Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn không được thanh toán đúng hạn ngay cả khi đã hoàn thành và bàn giao công việc.

Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn để yêu cầu khách hàng thanh toán, tuy nhiên, nếu bạn không được thanh toán đúng hạn dù đã gửi hóa đơn kịp thời, hóa đơn của bạn có thể đang thiếu ba yếu tố quan trọng sau đây:

Mối quan hệ với khách hàng

Hóa đơn của bạn phải chứa thông tin chi tiết về những gì đã được bàn giao cho khách hàng. Nó phải bao gồm chi tiết về những gì bạn đã cung cấp và dựa trên thỏa thuận nào giữa bạn và khách hàng.
Nếu khách hàng của bạn là những đối tác lâu năm và đã có uy tín, việc đề cập đến một số ngôn ngữ pháp lý trong hóa đơn có thể là điều bình thường. Tuy nhiên, nếu khách hàng của bạn là một người trẻ thuộc thế hệ millennial, họ có thể cảm thấy bị đe dọa hoặc khó chịu khi đọc các tham chiếu đến các thỏa thuận pháp lý trong hóa đơn của bạn.

Trong khi xây dựng mối quan hệ, hãy điều chỉnh ngôn ngữ phù hợp với khách hàng của bạn và đừng quá cứng nhắc.

Định nghĩa quy trình
Hành vi thanh toán của khách hàng thay đổi theo thời gian. Khách hàng có thể dễ dàng bỏ lỡ thời hạn thanh toán dù là cố ý hay vô tình.

Lý do có thể là bất cứ điều gì nhưng nhiệm vụ của bạn là nhắc nhở khách hàng về thời hạn.

Để nhận được thanh toán đúng hạn, việc nhắc nhở khách hàng ít nhất 3 ngày trước ngày đến hạn luôn mang lại lợi ích. Tốt hơn hết, hãy viết quy trình ở mặt sau của hóa đơn. Bạn nên viết ở mặt sau hóa đơn nội dung sau:

“Trong trường hợp bạn không thể thanh toán ngay lập tức, vui lòng thông báo cho chúng tôi trong vòng 3 ngày”

Hãy theo sát khách hàng vào ngày đến hạn, tuy nhiên, hãy linh hoạt.

Quản lý các lý do trì hoãn
Khi khách hàng của bạn chắc chắn rằng bạn đang theo dõi các khoản thanh toán, đã đến lúc quản lý các lý do trì hoãn. Hóa đơn của bạn có thể được sử dụng để quản lý các lý do này ngay cả trước khi khách hàng đưa ra.

Thông thường, khách hàng cố gắng đàm phán lại giá cả và đưa ra các phản đối về các vấn đề như không đồng ý với nội dung hóa đơn hoặc thậm chí là công việc bạn đã bàn giao. Một giả định phổ biến là nếu khách hàng không nêu ra bất kỳ vấn đề nào sau khi công việc được bàn giao, các doanh nghiệp coi đó là công việc đã hoàn thành. Trái ngược với điều này, khách hàng thường đưa ra những quan sát nghiêm túc khi thanh toán hóa đơn.

Nếu số tiền trên hóa đơn lớn, bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với những bất đồng và những nỗ lực cuối cùng để đàm phán lại giá cả.

Bạn nên viết ở mặt sau hóa đơn rằng trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào, khách hàng có thể liên hệ với bạn trong một số ngày nhất định. Hãy ghi rõ điều đó trên hóa đơn của bạn, cởi mở thảo luận và đưa ra chiết khấu nếu có thể. Luôn tốt hơn khi giữ chân khách hàng cho công việc kinh doanh trong tương lai thay vì mất khách hàng chỉ vì 5% chiết khấu.

Sử dụng ngôn ngữ của khách hàng trong hóa đơn có thể làm tăng đáng kể tỷ lệ thanh toán của bạn. Bạn có thể tạo kết nối với khách hàng bằng cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp, vì vậy hãy làm theo các bước trên và bạn có thể ngạc nhiên khi biết mình được thanh toán nhanh chóng như thế nào.