Những mẹo quan trọng để bảo vệ tài liệu doanh nghiệp của bạn

Báo cáo An ninh mạng của IBM ước tính các doanh nghiệp nhỏ chịu tổn thất tài chính hàng năm lên tới 2 triệu đô la do các cuộc tấn công an ninh mạng. Vì các tài liệu kinh doanh nhạy cảm của bạn đang gặp rủi ro, dưới đây là một vài mẹo để bảo vệ dữ liệu quý giá của bạn

Mỗi ngày bạn lưu trữ hàng gigabyte thông tin kinh doanh nhạy cảm trên máy chủ cục bộ. Nếu ai đó nắm được dữ liệu đó, họ có quyền chiếm đoạt hoàn toàn doanh nghiệp của bạn. Bạn cần bảo vệ các tài liệu nhạy cảm theo cách mà tổ chức của bạn có thể truy cập dữ liệu mà không làm ảnh hưởng đến tính bảo mật của nó. Hầu hết các tổ chức quá tập trung vào việc bảo mật thông tin nghiên cứu và bán hàng mà quên mất hóa đơn – loại tài liệu dễ bị tổn thương nhất trong doanh nghiệp hiện nay. Chỉ bảo mật bằng mật khẩu là chưa đủ, bạn cần có một phần mềm lập hóa đơn chuyên dụng và an toàn.

Với suy nghĩ đó, dưới đây là một vài cách hiệu quả để giữ an toàn cho các tài liệu kinh doanh của bạn.

Biết rõ điểm yếu của bạn
Các tổ chức sử dụng nhiều công cụ hàng ngày để quản lý dòng tiền và thông tin chi tiết khách hàng đang làm tổn hại đến an ninh mạng của họ. Nếu không chú ý đến vệ sinh trực tuyến, các tài liệu kinh doanh nhạy cảm của bạn chắc chắn sẽ không an toàn. Nếu bạn vẫn đang sử dụng MS Excel để lập hóa đơn, thì bạn đang đứng trước nguy cơ bị tấn công an ninh mạng nghiêm trọng. Tuy nhiên, bạn có thể bảo mật dữ liệu doanh nghiệp và khách hàng của mình bằng phần mềm lập hóa đơn trực tuyến. Công nghệ này không chỉ cho phép bạn tùy chỉnh hóa đơn mà còn cung cấp tất cả các công cụ quản lý dự án mà tổ chức của bạn cần dưới một mái nhà. Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, phần mềm lập hóa đơn cung cấp một nền tảng mạnh mẽ và an toàn, thông qua đó họ có thể bắt đầu lập hóa đơn mà không phải lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu.

Bảo vệ trên nền tảng đám mây
Ngay cả với các kết nối an toàn, dữ liệu của bạn vẫn có thể bị rò rỉ cho các bên có ý đồ xấu, gây thất vọng lớn cho khách hàng. Bạn không bao giờ có thể tin tưởng rằng máy chủ cục bộ của mình an toàn 100%. Và đó là lý do tại sao bạn nên chuyển sang lưu trữ đám mây càng sớm càng tốt. Một dịch vụ lưu trữ đám mây tốt và chuyên dụng không chỉ quản lý dữ liệu của bạn hiệu quả mà không làm lộn xộn máy chủ cục bộ, mà còn cung cấp cho bạn sự bảo mật chống lại các cuộc tấn công mạng thường xuyên. Hầu hết các dịch vụ đám mây cung cấp bộ lưu trữ chuyên dụng với mô hình bảo vệ bằng mật khẩu phân lớp, giúp hạn chế quyền truy cập và từ đó bảo vệ các tài liệu nhạy cảm của bạn. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây (như CloudBooks) cung cấp một kênh bảo mật tập trung sử dụng các thuật toán mã hóa và chạy giám sát dữ liệu liên tục để giữ cho thông tin nhạy cảm của bạn an toàn. Và phần tốt nhất là, bạn có thể truy cập các tệp của mình ở hầu hết mọi nơi trên hành tinh.
Sao lưu dữ liệu

Việc giữ các bản sao lưu dữ liệu cho những thời điểm không lường trước được là rất quan trọng. Nếu bạn mất dữ liệu mà không duy trì bản sao lưu, bạn sẽ mất doanh nghiệp của mình. Do đó, bạn nên thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu của mình và luôn duy trì một bản sao an toàn. Đây rõ ràng là một công việc tẻ nhạt và việc thực hiện định kỳ có thể ảnh hưởng đến năng suất và bảng cân đối kế toán của bạn. Phần mềm lập hóa đơn trực tuyến sử dụng mã hóa SSL để bảo vệ dữ liệu của bạn trong trường hợp mất mát hoặc thiếu liên kết. Đây được gọi là sao lưu ngoại vi, nơi bên thứ ba xử lý dữ liệu của bạn trên máy chủ dựa trên đám mây. Các dịch vụ này thực hiện sao lưu thường xuyên và bảo mật dữ liệu tự động. Bạn cũng có thể liên kết máy chủ tại chỗ hoặc cục bộ của mình với cơ sở dữ liệu ngoại vi bất cứ lúc nào để tải bất kỳ tệp mới hoặc tệp bị thiếu nào. Nó không chỉ thuận tiện và dễ truy cập mà còn hoàn toàn an toàn. Sao lưu ngoại vi cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu ở cấp độ ứng dụng, nghĩa là bản sao lưu của bạn không thể bị truy cập thông qua lập chỉ mục bên ngoài, vì tất cả các tệp của bạn đều ở chế độ riêng tư theo mặc định.

Bạn có thể sử dụng CloudBooks cho tất cả các nhu cầu bảo mật dữ liệu và lập hóa đơn của mình với mức giá hợp lý và dịch vụ hỗ trợ cao cấp. CloudBooks là phần mềm lập hóa đơn hoàn toàn tự động dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) và những người làm việc tự do đang tìm kiếm sự hỗ trợ về tài liệu. Tìm hiểu thêm tại CloudBooks.