Lập hóa đơn với tư cách là tư vấn viên – Các phương pháp kế toán bạn cần biết

Mẫu hóa đơn liên tục thay đổi nhưng các tư vấn viên vẫn được kỳ vọng phải nắm bắt được công việc kế toán thông qua các bảng tính excel truyền thống. Việc lập hóa đơn như chúng ta biết đang chuyển đổi sang một hình thức thông minh và nhanh chóng hơn. Với sự xuất hiện của phần mềm thanh toán miễn phí, lĩnh vực kế toán đã mở rộng khả năng sử dụng cho những chuyên gia không phải là kế toán viên. Điều này có nghĩa là những người như tư vấn viên và người làm tự do, những người từng thấy kế toán là một công việc khó khăn, giờ đây có thể tự mình thực hiện các tác vụ này.

Dưới đây là một số phương pháp và mẹo kế toán hữu ích mà bạn nhất định cần phải biết.
1. Sử dụng tính năng theo dõi thời gian
2. Cá nhân hóa hóa đơn của bạn
3. Liệt kê tất cả các khoản có thể thanh toán
4. Thêm các yêu cầu thanh toán kèm ngày tháng
5. Cung cấp các kênh thanh toán

Theo dõi thời gian
Trong ngành tư vấn, thời gian là tiền bạc. Vì hầu hết các tư vấn viên tính phí theo giờ, họ cần theo dõi thời gian một cách chính xác. Ngay cả khi bạn đang thực hiện hợp đồng theo từng dự án, việc theo dõi thời gian có thể là một công cụ tuyệt vời để phát triển bản thân. Hầu hết các phần mềm lập hóa đơn như CloudBooks đều đi kèm với công cụ theo dõi thời gian. Công cụ này sẽ ghi lại số giờ bạn bỏ ra mỗi ngày cho một dự án. Điều này bao gồm hầu hết mọi việc bạn làm cho dự án đó. Phần mềm theo dõi thời gian có thể thêm những giờ có thể thanh toán này vào hóa đơn hàng tuần hoặc hàng tháng của bạn. Đây là điều bắt buộc đối với các tư vấn viên, đặc biệt là vì họ thường quên ghi lại số giờ làm việc của mình.
Cá nhân hóa hóa đơn của bạn

    Đọc thêm: Tổng quan về Phần mềm lập hóa đơn trực tuyến- Liên kết

Hóa đơn là sự thể hiện cụ thể cho công việc bạn đã thực hiện để hoàn thành một dự án. Chúng đóng vai trò là các đề xuất cũng như bảng kê công việc. Dù thế nào đi nữa, một chút thương hiệu cũng không gây hại cho ai. Trên thực tế, nó có thể rất tốt cho công việc kinh doanh của bạn. Luôn thêm tiêu đề vào hóa đơn của bạn với thương hiệu phù hợp. Điều này có nghĩa là logo, địa chỉ, tên và thông tin liên hệ của bạn. Tất cả những thông tin này nên xuất hiện ngay trên đầu hóa đơn. Tương tự, hãy thêm chi tiết về khách hàng của bạn. Đảm bảo thêm thông tin chính xác trên mỗi hóa đơn. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi tạo mẫu.

Liệt kê tất cả các khoản có thể thanh toán
Đây là một trong những mẹo quan trọng nhất dành cho các tư vấn viên khi tự lập hóa đơn. Hãy đảm bảo theo dõi tất cả các chi phí của bạn và thêm chúng vào hóa đơn. Liệt kê từng dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho khách hàng. Bạn xứng đáng được trả công cho công việc mình đã thực hiện. Đặc biệt là với tư cách là một tư vấn viên, bạn sẽ cung cấp các dịch vụ có thể không bao gồm trong hợp đồng ban đầu. Hãy sử dụng công cụ theo dõi chi phí để lập hóa đơn dịch vụ chính xác và đảm bảo bạn ghi lại mọi thứ mình đã làm trên văn bản.

Thêm các yêu cầu thanh toán kèm ngày tháng
Thông thường, khi chuẩn bị hợp đồng, hãy thảo luận và thống nhất một số điều khoản thanh toán. Các điều khoản này thường được hiểu rõ. Nhưng một việc quan trọng và chuyên nghiệp cần làm là nhắc lại các điều khoản này trên mỗi hóa đơn bạn gửi đi. Bạn nên thêm các điều khoản thanh toán một cách rõ ràng trên hóa đơn cùng với ngày đến hạn. Nếu bạn áp dụng chính sách thanh toán trễ, đừng quên thêm cả những chi tiết đó. Ví dụ, hãy đề cập đến khoản phạt khi thanh toán trễ.

    Đọc thêm: CloudBooks cho Kế toán- Liên kết

Cung cấp các kênh thanh toán
Ý tưởng của việc gửi hóa đơn là để được thanh toán đúng hạn. Đôi khi bạn gặp một khách hàng luôn trì hoãn việc thanh toán và liên tục đưa ra các lý do. Vì vậy, mọi người đã nghĩ ra một số ý tưởng để thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh hơn. Việc cung cấp các kênh thanh toán ngay trên hóa đơn là một trong những cách nhắc nhở nhẹ nhàng mà bạn có thể thực hiện để khách hàng thanh toán đúng hạn. Bạn có thể liệt kê tất cả các tùy chọn thanh toán cùng với chi tiết tài khoản của mình ngay trên hóa đơn để khách hàng dễ dàng thanh toán.