Ngừng sử dụng email để tăng gấp đôi năng suất của bạn

Có một cuộc sống bên ngoài email. Và nó tốt hơn nhiều so với những gì bạn đang có hiện tại.

Hãy nghe câu chuyện này. Tôi từng sống vì email của mình.

Công việc chính trong ngày của tôi là làm trống hộp thư đến.

Ngoài ra, tôi cảm thấy mình như một ninja email thực thụ. Phản hồi chỉ vài phút sau khi nhận được thư. Có hàng trăm thư mục email.

Tôi là một con quái vật, một mãnh thú. Một chuyên gia. Điều tốt khi có điện thoại thông minh là bạn luôn có thể theo dõi.

**Một vài sự thật thú vị**

Khi tìm hiểu trên mạng, tôi nhận thấy rằng Luis không phải là người duy nhất quyết định chấm dứt việc sử dụng email như một kênh liên lạc.

Bạn có biết chúng ta dành 73 ngày mỗi năm để đọc và trả lời email không? 73 ngày!

Một điểm cộng nữa: làm việc mà không sử dụng email giúp ngăn chặn việc đa nhiệm và tăng năng suất, theo một nghiên cứu khác.

Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng: 40% số email bạn nhận được hoàn toàn vô ích.

Chúng ta có giải pháp thay thế không?

Một giải pháp thay thế là sử dụng mạng xã hội để kết nối với người khác. Vì có rất nhiều chuyên gia thu hút khách hàng và giao tiếp với họ thông qua các mạng lưới này.

Làm thế nào để tôi có thể ngừng sử dụng email?

Tôi xin làm rõ rằng tôi không phải là người cực đoan. Tôi vẫn nhận email và trả lời thường xuyên.

Nhưng tôi đã giảm từ 3-4 giờ mỗi ngày xuống còn 30 phút mỗi tháng với email.

Tôi sẽ kể cho bạn cách tôi đã làm:

Bước 1: Tạm biệt các bản tin (newsletter)!

Đúng như bạn nghe đấy: Tôi đã hủy đăng ký 90% các bản tin mà mình từng theo dõi.

Trước khi bạn nói tôi điên rồ, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Bản tin đó có thực sự cần thiết không?

• Nếu không muốn bỏ lỡ một bài đăng, liệu có thể sử dụng RSS thay vì thông báo qua email không?

Hãy nghĩ về điều này: 1 email = 1 khoảnh khắc bị xao nhãng.

Bước 2: Tự động hóa, đến với tôi!

Bạn không chỉ có thể tự động hóa chữ ký email (nếu bạn chưa làm, hãy làm ngay), mà còn có một số thủ thuật, đặc biệt nếu bạn sử dụng Gmail, cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Sử dụng Text Expander để tiết kiệm thời gian viết đi viết lại cùng một câu trả lời. Đặc biệt nếu bạn làm việc trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng hoặc hỗ trợ.

Để Gmail làm việc cho bạn. Hãy lập trình một bộ lọc như sau:

Khi bạn nhận được thông báo email (nhắc nhở từ Facebook hoặc Twitter, quảng cáo, v.v...), hãy chọn menu thả xuống bên cạnh tin nhắn và chọn "Lọc các tin nhắn như thế này".

Bước 3: Tắt thông báo

Xóa thông báo, cả âm thanh và rung, cho bất kỳ email nào đến trên điện thoại thông minh của bạn.

Thật triệt để.

Đơn giản vậy thôi.

Thật hiệu quả.

Bước 4:

Bắt đầu kiểm tra email mới ít lần hơn trong ngày. Lần đầu tiên vào giữa buổi sáng. Nếu bạn bắt đầu ngày mới bằng việc trả lời email, bạn đang lãng phí thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Hãy thử hai hoặc ba giờ không kiểm tra, bạn sẽ thấy sự khác biệt. Nếu có việc khẩn cấp, họ sẽ liên hệ với bạn bằng các phương tiện khác. Ai quy định thời gian phản hồi email phải là 1 giờ, 10 phút, 30 giây hay một tuần?

Bước 5: Tôi không đi đường vòng

Một điều gì đó đơn giản nhưng lại phức tạp, phải không?

Nó dựa trên một nguyên tắc đơn giản: nếu thay vì viết một đoạn văn dài, tôi có thể trả lời trong một dòng, tôi sẽ chỉ viết dòng đó.

Đi thẳng vào vấn đề.

Một điều nữa: bạn có viết nhanh như khi bạn nói không? Tôi thì không...

Nếu tôi có thể giải quyết bằng một cuộc gọi 10 giây, tôi sẽ không trả lời email, tôi sẽ gọi điện.

Bước 6: Giáo dục các liên hệ của tôi

Điều này là bắt buộc. Nếu không, bạn sẽ vẫn nhận được email từ cùng những người đó.

Rất dễ thực hiện: nếu họ gửi email, bạn hãy trả lời họ trên một kênh khác.

Gọi cho họ, gửi tin nhắn qua Whatsapp, viết tin nhắn riêng trên Facebook hoặc Twitter...

Khi họ nhận ra rằng bạn phản hồi nhanh hơn ở ngoài hộp thư đến, họ sẽ không gửi email cho bạn nữa.

Bước 7: Tôi tự giáo dục chính mình

Có lẽ đây là chìa khóa của toàn bộ vấn đề. Nếu chúng ta không thay đổi thói quen của mình, nó sẽ không hiệu quả. Chúng ta đang nói về việc không kiểm tra email vào cuối tuần, không nhìn vào nó mỗi giờ, mỗi phút...

Thay đổi một thói quen rất khó khăn.

Nếu cần động lực, tôi đã có được chất lượng cuộc sống tốt hơn. Bây giờ tôi trả lời những gì tôi cho là quan trọng, tôi kiểm soát thời gian tốt hơn, tôi làm việc hiệu quả hơn nhiều, tôi không lãng phí cả buổi sáng mỗi ngày để giữ hộp thư trống và tôi hiện diện nhiều hơn trên các mạng xã hội.

• Email là kẻ hút máu thời gian và năng suất.

• Để thay đổi môi trường, trước tiên tôi phải thay đổi chính mình.

• Giảm khối lượng email nhiều nhất có thể.

• Bắt đầu giao tiếp xã hội phong phú hơn.

Còn bạn, bạn dành bao nhiêu thời gian cho email và bạn có những thủ thuật nào để làm việc hiệu quả hơn mà không cần email?