您需要的费用跟踪软件应具备的 5 大功能

费用跟踪软件可以即时简化业务费用的申报、审批和报销流程。最近的一项调查显示，使用此类跟踪软件的企业将处理成本降低了 53%，并将员工费用报销效率提高了 71%。

如果您正计划为您的企业引入一套费用跟踪系统，请先分析您现有的费用跟踪流程。例如，如果您需要收集大量的业务费用收据，您可能需要寻找一款基于云端的 费用跟踪软件，该软件支持自动扫描收据。这将使您能够自动收集、记录和存储数据，并可从多个渠道进行访问。

从更普遍的角度来看，以下是每家企业在选择业务费用跟踪软件时必须关注的 5 大功能：

自动收据扫描
您应该寻找的最重要的费用管理软件功能之一是收据自动扫描。手动数据录入是业务费用管理（实际上是整个费用管理）中最繁琐的部分。

您应该通过业务费用跟踪软件实现自动化的首要任务是收据上传和扫描。自动扫描功能允许员工在发生费用后立即上传收据。软件会对收据进行解析，以收集相关信息并将其分类记录在云端数据存储中。

自动扫描仪不仅可以捕获图像，还可以捕获电子收据。这是通过光学字符识别（OCR）技术实现的，该技术将图像转换为文本文件并提取名称、日期、金额等信息。

    另请阅读： 如何为您的企业找到合适的费用跟踪软件

费用分类
费用跟踪系统应具备对您的费用进行分类的能力。一旦业务费用收据被扫描，它就应该自动将其归入相关类别。

例如，如果业务费用是住宿费，那么当员工扫描住宿设施的收据时，它应该自动上传到“住宿”类别中。这是通过识别过去的条目来实现的，或者用户可以为某个类别添加特定的品牌或收据类型。

复杂的验证流程
业务费用跟踪的一个关键方面在于费用的验证，这是大多数经理感到棘手的任务。每张收据都需要手动检查几个参数。随后，收据要么被认定为可报销的业务费用，要么被标记为其他情况。

一款 费用跟踪软件 应该在不影响完整性的前提下完全自动化此流程。寻找一款能够自动批准真实业务费用收据，并标记任何不符合公司政策的费用的软件。这是绝对必须具备的功能。

报表创建
业务费用绝不会单独发送给银行或会计部门进行报销。它们会被汇总成费用报告，然后由相关实体进行审批。通过手动输入业务费用收据来制作费用报告可能非常繁琐。费用跟踪软件也需要实现此流程的自动化。费用报告应在物理收据自动扫描和分类后生成。费用报告应包含特定日期范围内的费用，并进行适当分类。此外，软件应定期自动将此报告发送给相关部门或员工。

    另请阅读： 个人业务收支跟踪软件 – 前 7 名

分析与建议
在运行过程中，业务费用跟踪软件将收集海量数据。这些数据可以为您提供重要的分析结果，并向您展示改进的空间。这正是 优秀的费用跟踪软件 应该自动完成的工作。费用跟踪系统应为您提供分析报告，突出显示重要事实，例如违规次数最多的员工、部门支出图表以及其他定制的分析报告。

业务费用跟踪是节省宝贵时间和金钱的好方法。因此，请选择一款符合此处提到的所有必备功能的费用跟踪系统。